Nos encontramos en un escenario empresarial cada vez más cambiante en el que nuestra prioridad se encuentra en adaptarnos al contexto y mostrarnos competitivos para diferenciarnos y seguir creciendo. Pero, sobre todo, debemos detectar qué factores nos llevan a fallar para prevenirnos de sus peligros.

No cabe duda, es muy difícil predecir cómo se va a desarrollar el sector y debemos apostar por fórmulas innovadoras para hacer frente a los obstáculos y asegurar nuestro éxito. Más especialmente en el contexto actual, un contexto en el que, tal y como sostiene un estudio presentado por el International Business Machines Corporation (IBM): “Unicamente el 40% de los proyectos tienen éxito en la consecución de los objetivos en cuanto a plazos, costes y calidad”.

Unicamente el 40% de los proyectos tienen éxito en la consecución de los objetivos en cuanto a plazos, costes y calidad Share on X

Y una de las causas comunes que llevan a dichos fracasos la encontramos en el incumplimiento de plazos, lo cual se traduce en pérdidas y falta de confianza en las empresas y organizaciones. 

¿Cómo podemos evitar estos errores? 

• Objetivos poco definidos: Es un error garrafal el tener unos objetivos poco claros o ambiguos. Nuestras metas ser conocidas por todo nuestro equipo de trabajo para que se pueda alinear nuestra estrategia y avancemos con pasos firmes hasta el éxito, apostando por la sinergia de todos nuestros departamentos. 

• Una planificación inicial deficiente: puede ser consecuencia de un exceso de optimismo para cumplir plazos. De este modo, muchas empresas invierten elevados esfuerzos en actividades que, a nivel real, no añaden un valor proporcional en el resultado final. En consecuencia, los negocios se ven obligados a rediseñar estrategias para solucionar aquellos errores que se podrían haber obviado desde un principio, si se hubiera contado con un análisis de situación en condiciones. Una vez realizado este primer análisis nuestro margen para conseguir la correcta optimización de recursos es más amplio. Debemos tener en cuenta no caer en mantener un enfoque demasiado global ni, por lo contrario, concentrarnos siempre en los detalles, ya que los extremos generan problemas en el control.

• La no identificación de los Stakeholders: Es decir, de aquellos contactos que puedan repercutir en el desarrollo de nuestro negocio con su participación. Si no los detectamos y conseguimos su correcta colaboración y compromiso difícilmente cumpliremos nuestros objetivos. Recuerda también que tenemos que mantener nuestro equipo de trabajo motivados y mostrar un liderazgo empático para lograrlo.

• Eficiencia en materia de comunicación: Sin duda, para lograr esta motivación de la que hablábamos en el punto anterior, debemos dedicar tiempo a mejorar nuestras habilidades comunicativas.

• Un segundo eje que hace fracasar a muchas empresas lo encontramos en una inefectiva gestión del riesgo: riesgos como el incumplimiento de plazos, retrasos de proveedores, mal uso de maquinaria pro falta de formación, impagos de clientes, etc. ya que, en parte, las empresas tenemos una más que evidente dependencia de nuestros contactos para poder seguir adelante con nuestro trabajo. Por ello, debemos prevenirnos de estos riesgos formándonos en la correcta minimización de imprevistos y gestión de peligros que puedan afectar al correcto desarrollo de nuestra actividad empresarial.

• El seguimiento y supervisión como base fundamental para la viabilidad de nuestros proyectos: cuando nuestro proceso productivo arranca, debe ser pata nosotros un imperativo el seguirlo y monitorizarlo para garantizar su correcto rendimiento.

• Plazos de entrega excesivamente ajustados: No debemos calcular a la baja, porque una estructuración de tareas poco sensata tendrá por consecuencia directa un retraso de nuestro calendario. Conclusión: fijemos plazos de entrega realistas.

• Poca inversión en digitalización y optimización de procesos: No cabe duda de que nos encontramos en un momento en el que, no es una recomendación sino una prioridad el mostrarnos flexibles y adaptarnos al momento. En el contexto actual, en el que el teletrabajo marca la tónica de nuestro día a día, una correcta optimización de esfuerzos y una efectiva digitalización, nos permitirán adelantar a la competencia y establecernos como empresas líder en nuestro sector. Y es en este punto final en el que nos presentamos y nos ofrecemos para darte una mano en materia.

En Pro Optim somos una consultoría especializada en la organización, y la mejora de los procesos de todo tipo de empresa. Nuestro trabajo se basa en analizar las tareas del día a día, optimizar los procesos internos, en ver los puntos que no funcionan bien y mejorarlos para aprovechar al máximo el tiempo, los recursos humanos y económicos. Asimismo, te ayudamos a digitalizar tu empresa con eficiencia, así como proponemos e implantamos las mejoras organizativas más adecuadas, adecuado a las necesidades de tu PYME. Si quieres saber más, estaremos encantados de ayudarte, ¡Contacta con nosotros!