El engranaje digital

Desde hace un tiempo y acentuándose en la situación que estamos viviendo en la actualidad, la mayoría de las fuentes de las que recibimos información tienen un denominador común: “la transformación digital”. Inicialmente era un tema sólo tratado por los grandes “gurús” de la era de la digitalización, pero actualmente cada vez son más los que se atreven a opinar e incluso a dinamizar este cambio que estamos viviendo en el conjunto de la sociedad.

Hay algo que es impepinable, y es que la digitalización está llegando para quedarse y marcará el rumbo de las empresas y del conjunto de la sociedad. La transformación digital se está integrando en la mentalidad de las organizaciones con lo que se está gestando un cambio cultural de no-retorno que deberá de ser gestionado con el máximo de lógica y sentido común.

Pero no olvidemos el papel de las personas en la organización. Éstas continúan siendo la piedra angular de toda transformación y deben de situarse en el sitio que les corresponde, en el centro. No sabemos, si en el futuro éstas serán sustituidas por máquinas y si la totalidad de la toma de decisiones será delegada a algoritmos con alta sofistificación. Pero lo sí que sabemos en la actualidad, es que las personas tienen un papel ultra-relevante en la reflexión, mejora y ejecución de los procesos

Ahora viene la pregunta del millón: yo como empresa, ¿cómo puedo aplicar la transformación digital?

La respuesta no es sencilla, pero en este artículo os daremos algunas directivas para que la podáis aplicar en vuestras organizaciones.

Algo que no nos cansaremos de decir en Pro-Optim es “Método, método y método”. Podemos caer en el error de intentar aplicar la digitalización con precipitación y no tener en cuenta ciertos aspectos que propicien a un fracaso de nuestro proyecto de empresa.  El hecho de aplicar una metodología sólida, que nos ayude como empresa a implementar esta transformación, nos servirá de guía para no dejar lugar a la improvisación y avanzar de manera sólida en todo el proceso. 

Así que os proponemos tres fases que pensamos que se deberían de seguir a la hora de afrontar un proyecto empresarial de transformación digital. En el pictograma del artículo se observa un juego de engranajes que ilustran cada una de las fases que os proponemos, con un piñón central de propulsión liderado por las personas de la organización. El engranaje no parará de girar durante el tiempo de vida de la organización, con lo que deberemos de revisar, evaluar y mejorar constantemente las diferentes decisiones que vayamos tomando.

 

Revisión estratégica

Algo en lo que estarán de acuerdo la mayoría de los lectores es que cada vez, con mayor frecuencia, la planificación a largo plazo resulta más difícil, algo que era bastante viable en el siglo pasado. 

Los cambios constantes en los mercados y procesos, y el gran esfuerzo que están realizando las organizaciones para adaptarse, marcan las diferentes agendas de las empresas del siglo XXI.

Aún y así debemos de realizar una planificación, aunque la tengamos que revisar con mayor frecuencia.

En todo proceso de transformación digital, primeramente, deberemos de cuestionar nuestro modelo de negocio. Nos deberemos de preguntar sobre la visión estratégica y reformularla en caso de no estar alineada con los objetivos de perseguimos. Debemos de preguntarnos si la digitalización puede intervenir de forma relevante en: 

(a continuación, algunos ejemplos)

  • Ofrecer nuevos productos y servicios.
  • Llegar a nuevos segmentos de mercado.
  • Optimizar los canales de comunicación/distribución con los proveedores y clientes.
  • Mejorar las relaciones y experiencias con los clientes.
  • Optimizar y distribuir de forma más eficiente los recursos de la organización.
  • Mejorar la organización interna de la empresa.
  • Mejorar y optimizar las relaciones con colaboradores y socios del negocio.
  • Obtener ventajas competitivas para la mejorar los costes de la organización.

En caso afirmativo tendremos bien identificadas las grandes líneas sobre las cuáles trabajaremos en la transformación digital de la organización. No debemos de caer en el error de intentar digitalizar absolutamente todo, ya que no obtendremos forzosamente buenos resultados y éste esfuerzo nos habrá desgastado tanto en energía del personal como financieramente. 

A continuación, será el momento de reformular la visión estratégica acorde con las nuevas directivas a aplicar, dotar económicamente de recursos para su ejecución y fijar objetivos para el control.

Cada vez con más frecuencia, este tipo de proyectos se gestionan por equipos transversales (intervienen varios departamentos/competencias) y con objetivos comunes. Será el momento de crear el equipo, marcar la metodología de gestión del proyecto y fijar las diferentes metas.

Análisis y mejora de procesos hacia la transición digital

Una vez ya tenemos claro cuáles son las directivas sobre las cuáles se fundamentará la transformación digital, debemos de empezar a analizar los diferentes procesos que intervienen de forma directa e indirecta en esta digitalización.

Seguramente nos encontraremos con procesos totalmente obsoletos que deberán de suprimirse, procesos en vigor poco ágiles que requieran de actualización, o procesos que deberán de crearse ya que no existían. La realización de un análisis exhaustivo nos ayudará en la toma de decisión sobre este aspecto.

Tal y como hemos comentado, la digitalización en la mayoría de los casos, requiere de recursos económicos. De todas maneras, la elección de la herramienta a utilizar debe de ir acorde con el tamaño y volumen de negocio. En el mercado existen opciones muy económicas, incluso gratuitas. 

En todo proceso de digitalización aconsejamos de realizar siempre una prueba piloto, donde se concentren todos los esfuerzos y rectificar todo lo que sea necesario. Una vez consolidada la experiencia piloto se deberá de extrapolar al conjunto del perímetro estudiado.

Evidentemente en la organización nos encontraremos con procesos totalmente digitalizados y otros gestionados de manera convencional. Pero, tal y como hemos comentado anteriormente, a priori, ésto no será un problema y podrán convivir de manera conjunta en la transición digital. La evolución del modelo de negocio marcará futuras digitalizaciones de la empresa.

Control y Mejora continua

Acordémonos que en el punto 1, dijimos que era de vital importancia el hecho que nos marcáramos objetivos representativos para controlar y seguir las directivas en transformación digital.

En la medida de lo posible, debemos de intentar marcar objetivos a corto plazo, subdividiendo el proyecto por fases y evaluar la efectividad de cada una de ellas.

Los diferentes objetivos marcados deberán de integrar el cuadro de mandos general y específico de cada puesto relevante que intervenga en el proceso. 

Se realizarán evaluaciones periódicas de los diferentes objetivos marcados y se aplicarán medidas correctivas en caso de necesitarlo.

Una vez que el proceso de digitalización esté consolidado y obtengamos los resultados que nos hayamos marcado, el trabajo aún no está finalizado.

La mejora continua juega un rol muy importante en el desarrollo hacia la excelencia de las organizaciones.

El hecho de analizar, resolver de manera constante problemas que provienen de: clientes, usuarios, trabajadores, proveedores, etc. nos hará crecer y evolucionar como organización, también en los procesos que hayan requerido de digitalización. La mejora continua nos ayudará a estar más implicados y sensibles a las evoluciones de la organización y del mercado, y nos guiará hacia una posible revisión estratégica de nuestro modelo empresarial.   

Autor: Lluís Torrent