Buscar el mejor método para realizar tu trabajo, en solitario o en equipo, y obtener los mejores resultados, no es tarea fácil. Sin embargo, existen sistemas muy prácticos como Kanban, que puedes adaptar a tus necesidades diarias.

Productividad, eficiencia, optimización… Son palabras que suenan a menudo en la mayoría de empresas, objetivos ideales que no siempre se consiguen por no tener un buen sistema de organización o por no aplicarlo correctamente. En este sentido, existen sistemas de organización enfocados a trabajar en equipo. Uno de los que cada vez tienen más importancia pero del que se sabe todavía poco es Kanban, un sistema de trabajo que proporciona un mejor flujo de trabajo al dividir un proceso productivo en varias fases perfectamente delimitadas.

Kanban, un sistema de trabajo que proporciona un mejor flujo de trabajo al dividir un proceso productivo en varias fases perfectamente delimitadas. Share on X

¿Qué es Kanban? ¿En qué consiste?

La aplicación del método Kanban implica la generación de un tablero de tareas que permitirá mejorar el flujo de trabajo y alcanzar un ritmo sostenible, o bien unas fichas llamadas Tarjetas Kanban, que nos indican de manera muy visual información clave del proceso (Estado, Fase, Necesidad de Material, etc…).

Es una técnica de producción en la que se dan instrucciones de trabajo a las distintas zonas de producción. Instrucciones constantes que van de un proceso a otro, y que están hechas en función de los requerimientos del cliente. Su objetivo principal es gestionar de manera general como se van completando tareas. Cada proceso produce sólo lo necesario, tomando el material requerido de la operación anterior. Una orden es cumplida solamente por la necesidad de la siguiente estación de trabajo y no se procesa material sin ser necesario.

Para implantar esta metodología, deberemos tener claro los siguientes aspectos:

• Empieza con lo que haces ahora: Kanban es un método de producción, no un sistema que te dice cómo hacer tu trabajo. Tu equipo y tú sabéis cómo hacerlo y Kanban te ayudará a decidir si lo estáis haciendo bien o si hay que cambiar algo.
• Acepta el cambio: Kanban apuesta por algo así como “si algo no funciona, cámbialo” o “si algo puede funcionar mejor, mejóralo”. Siguiendo el método Kanban, todos los miembros del equipo tienen que estar dispuestos a aplicar cambios constantes para mejorar sus rutinas de trabajo, siempre y cuando se haga poco a poco y con sentido común.
• Respeta el proceso en curso, los roles y responsabilidades de cada uno: Tanto en un proyecto de desarrollo de software como de cual proceso productivo, es imprescindible que cada miembro del equipo sepa qué tiene que hacer y cuáles son sus funciones. Para que el método Kanban funcione esto tiene que estar claro. No se trata de que todos hagan todo, sino que cada cuál sepa qué hacer en el momento adecuado.
• Liderazgo en todos los niveles: Tener iniciativa y gestionar correctamente tu tarea o a tu equipo es otro elemento básico a tener en cuenta. No se trata de crear sistemas piramidales unos dentro de otros sino de que cada subgrupo y cada miembro tenga clara su función y la ejecute correctamente.

Beneficios clave del método Kanban

1. Prevención de procesos innecesarios

Una de las ventajas de Kanban, como desarrollo ágil, es que evita procesos adicionales que minimizan la productividad. Por ejemplo, disminuye el papeleo innecesario, ya que la información se comunica durante el proceso de producción. Al haber una transmisión de información tan efectiva puedes evitar los fallos y los retrasos que suelen ocurrir por falta de comunicación. También, al no haber sobreproducción se evita el trabajo innecesario. El tiempo del que dispones es totalmente productivo.

2. Control de las fases del proceso

Al ser un método visual que tiene como prioridad la comunicación, facilita la forma en la que información se transmite entre los miembros del equipo, haciéndolos más eficientes y facilitando su labor. De esta manera puede saberse con precisión lo que ocurre en cada fase. Puede saberse la situación de cada pieza, material o producto, ya que todos están debidamente identificados, al igual que los procesos.

3. Incentiva el trabajo en equipo

Este es una de las características de Kanban que hacen que tus procesos tengan un verdadero desarrollo ágil. Es así como obtienes mayor productividad en la producción de tu mediana empresa. El trabajo en equipo fortalece la solidaridad entre operarios y le da una participación activa a todo el personal.

4. Flexibilidad de la producción

Este factor es uno de los más importantes para que tu mediana empresa se mantenga al frente de los competidores. Incluir este desarrollo ágil en tu estrategia te permitirá responder rápidamente a los cambios de demanda. Esto se debe a que los procesos realizados evitan la acumulación de stocks, porque no produces sobrantes. Así, como no hay sobreproducción, tu marca se adapta más rápido a los cambios de demanda. Logras una considerable reducción de sobrantes y aumentas la simplificación operacional para producir solo lo necesario en el tiempo necesario.

5. Aumento en la eficacia de los procesos

Para una mediana empresa, los procesos que generen más ganancias en las mejores condiciones, con la más alta calidad y en la mínima cantidad de tiempo son los más efectivos. Implementar un método de desarrollo ágil como Kanban te permitirá producir la cantidad de producto necesario dentro del plazo de tiempo necesario. De esta forma podrás también prevenir la producción defectuosa, ya que estas piezas son retiradas del proceso. Con todo esto garantizas un mejoramiento de la calidad de tus productos. Tendrás como aportes aspectos como el orden, la limpieza y la minimización de desperdicios.

En definitiva, el método Kanban es especialmente indicado para aquellas organizaciones que requieran de flexibilidad especialmente en la entrada de tareas, así como en el seguimiento de estas, la priorización, la supervisión del equipo de trabajo y los informes de dedicación. 

En futuros artículos explicaremos como podemos empezar a implantar Kanban en mi empresa.