Cómo optimizar los procesos de mi empresa.

Si lo que buscan las empresas hoy en día es innovación y una mejor posición para el éxito futuro en un mundo cada vez más complejo, resulta imperativo que la simplificación y optimización de los procesos del negocio sea un tema estratégico en las agendas de todas las organizaciones. 

Al simplificar los procesos de tu empresa, haces un uso más eficiente del tiempo, lo que a su vez ahorra dinero a la compañía. Si bien los procesos de trabajo específicos varían, el proceso de racionalización de cómo se hace el trabajo es adaptable para las diferentes industrias y situaciones.

Muchas son las técnicas que se pueden adoptar. Muchas las rutinas que se pueden establecer. Pero hay una llave maestra para facilitar un mejor rendimiento y una mayor productividad en la empresa (y en la vida): la simplificación

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A veces resulta un reto complejo. Muy complejo. Sobre todo porque en un proceso o en un flujo de trabajo es más fácil añadir fases y tareas que, posteriormente, eliminarlas. Pero hacer ese esfuerzo traerá, con toda probabilidad, mejores resultados. Pero, ¿en dónde simplificar?

  • En la definición de las tareas de desempeño:  Es necesaria una correcta definición de roles dentro de la empresa, ya que ésta ayudará en los procesos de comunicación, integración y desarrollo, y a su vez, eliminará desequilibrios en cargas de trabajo, omisiones, duplicidad de funciones, cuellos de botella, circuitos de trabajos irracionales…  Las organizaciones deben contar con una estructura organizacional de acuerdo a todas las actividades o tareas que pretenden realizar, mediante una correcta estructura que le permita establecer sus funciones, y departamentos con la finalidad de producir sus servicios o productos, mediante un orden y un adecuado control para alcanzar sus metas y objetivos
  • En procesos y flujos de trabajo. Menos es más. Cuantos menos pasos haya que dar para llegar al objetivo, más sencillo será y menos esfuerzo requerirá. Puede parecer una obviedad, pero sólo hace falta repasar algunas de las organizaciones internas de muchas pymes para darse cuenta de que no es tan evidente a ojos de muchos gestores. A veces, casi sin ser realmente consciente, se introducen fases o escalones que no hacen más que complicar el camino hacia el objetivo. La definición de un mapa de procesos nos servirá para entender y mejorar una organización, ya que los procesos conforman la estructura medular de ésta.
  • En el uso de herramientas. Tener disponible un inmenso abanico de ‘armas’ para el trabajo diario no implica que haya que tener un gran número de ellas incluidas en el día a día. Tener muchas a la vez incluidas en el flujo de trabajo puede ralentizar y complicarlo todo. Hay que saber seleccionar las que resultan clave y organizar a través de ellas todo lo demás. Una correcta elección de la herramienta de gestión de proyectos nos facilita la ejecución de algunos o varios procesos o tareas dentro del contexto de una determinada organización.
  • En la comunicación. La comunicación en las organizaciones juega un papel de gran importancia; sin embargo, al no ser efectiva y no contar con métodos eficientes se corre el riesgo de llegar a puntos críticos como: malos entendidos, notificación inadecuada de las prioridades, órdenes confusas o aplicación de criterios personales mal interpretados (yo pensé que…a mí me dijeron que…yo no sabía que…), todo esto genera un clima organizacional tenso y poco productivo.

    Hoy en día, es fundamental que los ejecutivos sepan expresar, comprender, vender y presentar sus ideas tanto a jefes como a compañeros y clientes.