Para establecer una gestión basada en procesos en la organización se tienen que identificar todos los procesos que se incluirían en cada uno de los tres grandes bloques: estratégicos, operativos y de soporte. A partir de aquí, se elabora el mapa de procesos que ayudará a identificar las interrelaciones de cada uno de ellos.

Para definir el detalle de cada uno de los procesos no hay nada mejor que hacer un Diagrama de Procesos, mediante una representación gráfica podemos ver todas las «minitareas» que forman este proceso.

Elaboración de un Diagrama de procesos.

Crear un mapa de procesos ayuda a organizar todos los procesos de la empresa o departamento y hace que la información sea visible para todos. Pero si queremos analizar con detalle cada proceso definido en el mapa de procesos (visión general) tenemos que utilizar el diagrama de flujo, es un ejemplo visual del proceso para entenderlo mejor y ver cuáles son las áreas que se pueden mejorar.

Crear un mapa de procesos ayuda a organizar los procesos y hace que la información sea visible para todos. Clic para tuitear

Los pasos para crear un Diagrama de Flujo o Diagrama de Proceso

Paso 1. Identificar el problema.

A través de la tarea de definir y mapear procesos, logramos dar solución a problemas habituales que surgen en las organizaciones como los siguientes:

• Funcionamiento complejo.
• Costes elevados.
• Existencia de los denominados cuellos de botella.
• Integración de procesos.
• Duplicidad de actividades.
• Tareas que se están realizando y que aportan poco valor a la organización.
• Problemas derivados por una documentación excesiva.

Así pues, vemos que definir y mapear procesos, por las soluciones que aporta a la organización, es una forma excelente de alcanzar un mayor entendimiento de sus procesos con el fin de ejecutarlos de la manera más óptima y poder incrementar la rentabilidad de nuestra organización.

Paso 2. La tormenta de ideas.

A partir de esta técnica fundamental, se pueden hacer variaciones según lo que se pretenda conseguir o cómo se quiera trabajar. En este punto, ordenar los pasos no es importante, pero puede ayudarte a recordar los pasos necesarios para tu proceso. Decide qué nivel de detalle deseas incluir. Determina quién hace qué, como se hace y cuándo se hace.

5 Pasos para crear un Mapa de Procesos. Clic para tuitear

Paso 3. Establece los límites.

El proceso ha de ser continuo y fluido, con actividades y responsabilidades perfectamente definidas concatenadas. Debe resultar sencillo identificar la entrada y la salida para establecer los límites del proceso. En definitiva, se trata de delimitar dónde empieza y termina la secuencia de actividades relacionadas con el proceso.

Paso 4. Determina y ordena los pasos.

Es el momento de secuenciar los pasos. Para ello es útil usar un verbo para comenzar la descripción. Puedes mostrar el flujo general o cada decisión o acción detallada.

Ser capaz de «ver» tu proceso de principio a fin puede ser una poderosa manera de encontrar el lugar donde las cosas están funcionando bien, donde el trabajo no fluye bien, donde los pasos pueden ser innecesarios o redundantes, donde los pasos son demasiado complejos o cuando el proceso contiene bucles infinitos o innecesarios.

Paso 5: Dibuja símbolos básicos de diagramas de flujo:

Cada elemento de un procesos está representado con un símbolo específico de los diagramas de flujo, que en conjunto representan todas las tareas, esperas, información, personas que interviene dentro de un proceso.

• Los óvalos muestran el principio o el final de un proceso.
• Los rectángulos muestran una operación o actividad que debe llevarse a cabo.
• Las flechas representan la dirección del flujo.
• Los diamantes muestran un punto donde se debe tomar una decisión. Las flechas que se desprenden de los diamantes, por lo general, tienen la etiqueta «Sí» o «No». Solo una flecha sale del recuadro de una actividad. Si se necesita más, probablemente debas usar un diamante de decisión.
• Los paralelogramos muestran entradas o salidas.

Estos son los cinco pasos para crear un mapa de procesos que sea comprensible por todos los miembros de la organización.

De este modo, mediante los definidos mapas de procesos y diagrama de procesos, la organización contará con información de enorme relevancia que le permitirá conocer cómo poder mejorar su negocio, ya que al poder visualizar de manera clara la información, se logra tener una mayor comprensión de la misma y mejora la colaboración entre los miembros.