Llevo un tiempo fijándome en la eficiencia que conlleva hacer reuniones internas en la empresa. Y inicialmente he detectado dos tipos de empresas:

• Empresa Tipo A: Es la típica empresa que nunca hace reuniones. Normalmente se excusan diciendo frases como “pero si ya nos vemos y hablamos todo el día” o bien “somos muy pocos, no vale la pena hacer reuniones”.
• Empresa Tipo B: Es la típica empresa que hace reuniones para todo. Casualmente, estas reuniones suelen ser eternas, y suponen tanto tiempo a lo largo de la semana, que no da tiempo a llevar a cabo todo lo que se ha hablado en las mismas. Lo cual hace que el equipo las tenga totalmente aborrecidas.

Ni un modelo ni el otro no son los adecuados. No hacer reuniones es una mala decisión, pues nunca nos paramos a hablar de aquellos temas interesantes. Todo se da por sabido y nunca se formalizan las decisiones. De igual modo, realizar reuniones todo el día es contraproducente, y se convierte en un “modus vivendi” extremadamente peligroso: el personal solo está acostumbrado a trabajar realizando reuniones.

Como bien sabéis lo aconsejable es hacer las reuniones justas, y sobretodo que no se alarguen más de una hora. Hacer las reuniones que son extremadamente necesarias ayuda a la comunicación interna de la empresa, al trabajo en equipo, a evitar interrupciones durante la semana, a solucionar problemas, a organizar y planificar el trabajo y a tomar decisiones.

La mayoría de empresas no consideran necesario realizar una reunión pensada en la mejorar los procesos internos de la empresa. Siempre que pregunto: ¿Tenéis Comité de Mejora? La respuesta es no. O más bien dicho ¿Qué es esto?

¿Qué es un Comité de Mejora?

Un Comité de Mejora es un grupo de personas que se reúnen cada cierto tiempo y cuya misión es única y exclusivamente mejorar el trabajo cotidiano, la comunicación, los flujos de información y documentación. Su objetivo es analizar aquello que no funciona, encontrar las causas y tomar decisiones. Lo que conocemos como Mejora Continua.

Os prometo que esta es la reunión más productiva de la semana, lo único que tenemos que hacer es reunir a personas con ganas de cambiar las cosas. Si creéis que no tenéis personas que quieran cambiar las cosas, hacerles participar en estas reuniones y verán el fruto que dan dichas reuniones, por lo que acabarán cambiando totalmente de mentalidad. Reservemos un tiempo para poner sobre la mesa las cosas que no funcionan bien y dejemos que el equipo participe. Os aseguro que no habrá nadie mejor para proponer una mejora que la persona que se encuentra con el problema día tras día.

Recordar que las reuniones no pueden durar demasiado, y que una buena reunión se centra en la calidad de las soluciones y no en la cantidad. Así, nos podremos dar por satisfechos cuando tengamos una buena solución sobre un aspecto de la organización que no funcionaba bien. No hace falta intentar solventarlo todo el primer día, y el hecho de no conseguirlo nos cause desmotivación, sino que debemos mejorar sin prisa pero sin pausa. Una vez aplicadas las mejoras lo que deberemos hacer es controlar los resultados y así analizar la eficiencia de dichas soluciones.

Dedicar un tiempo a mejorar las cosas es la tarea más productiva que podemos realizar.