La gestión de compras constituye un factor de éxito para muchas empresas. Si es eficaz, además de satisfacer al cliente en el tiempo y la cantidad demandados, permite ahorrar costes y obtener beneficios empresariales directos.

A la hora de gestionar las compras, ya sea de un bien o servicio para nuestra empresa, es fundamental el precio. Sin embargo, no es esta la única variable en la que nos debemos apoyar a la hora de tomar una decisión. El tiempo que dedicamos a la realización de pedidos, el servicio recibido y la atención postventa, son variables que podemos traducir perfectamente en euros y van incrementar o disminuir nuestros costes de compra.

A la hora de pensar en una eficiente gestión de compras, no debemos fijarnos en el precio como una única variable Share on X

Teniendo en cuenta lo anterior, para efectuar una gestión eficiente de nuestras compras, tenemos que tener en cuenta los siguientes puntos clave.

Puntos clave para un gestión de compras eficiente

• Solicitar varias ofertas. Se define y ejecuta la estrategia de negociación, que estará siempre orientada a obtener las mejores condiciones de calidad, servicio y precio, siempre teniendo en cuenta las garantías personales de la empresa que suministrará el producto. Una vez recibidas todas las ofertas, desde la Dirección de Compras, se lanzarán una o varias rondas negociadoras con aquellos proveedores que hayan ofertado las condiciones más favorables, hasta alcanzar el acuerdo de adjudicación definitivo.
• Comparar productos equivalentes. Cuando evalúes las ofertas, asegúrate de que se trata de productos equivalentes y si no lo son, tratar de buscar una equivalencia, de manera que la comparación pueda hacerse sobre una base uniforme. Por ejemplo, si hablamos de una compra de cartuchos de tinta, y comparamos entre unos de toner reciclado y otras de marca original, no debemos fijarnos únicamente en el precio del cartucho, sino en el número de copias que se imprimen con cada uno de ellos y evaluar de esta forma en precio unitario de cada una de ellas.
• Centralización de las compras.  Si negociamos conjuntamente nuestras necesidades totales de un determinado artículo o servicio, incrementaremos volumen, reduciremos recursos y aumentaremos nuestro poder de negociación frente a nuestro proveedor.
• Concentración de compras. Es muy importante determinar la necesidades globales de un determinado producto ya que de esta forma, podríamos incrementar el volumen y obtener mejores condiciones y analizar la oferta de manera global. Tendría poco sentido, por ejemplo, si necesitamos bolígrafos y carpeta, realizar pequeños pedidos a varios proveedores.
• Disgregación de compras. Por otro lado, si se cuenta con varios proveedores, se reduce la dependencia de la única fuente y se balancea el riesgo. Esto tambíen nos ayuda a evitar quedarnos colgados, en caso de que el proveedor tenga algún problema (rotura de stock, dificultades financieras, quiebra,…).
• Servicio post-venta. El servicio postventa se ha convertido en un factor clave para incrementar la fidelidad y retención de clientes en un tiempo caracterizado, precisamente, por la infidelidad de éstos.  Así, si a nosotros nos evalúan por la calidad de nuestro servicio una vez una compra ha llegado a su fin, lo mismo deberemos hacer en relación con nuestros proveedores. Preguntas del tipo ¿quién nos va a atender? ¿cuánto nos va a costar? ¿cuánto tiempo tardarán en resolvernos el problema? deberán en el contrato de compra y siempre dejarlas por escrito.
• Test de proveedor. Olvida la tradición de comprar -donde siempre-. Hay empresas que se actualizan y empresas que permanecen en su zona de confort precisamente porque muchos clientes son reacios a cambiar de proveedor. Y aunque sin duda, la confianza en un factor a tener en cuenta a la hora de valorar una oferta, ¿Porqué no probamos otros nuevos? Desviar un porcentaje de nuestras compras de un determinado producto a un proveedor nos puede aportar nuevos datos sobre su forma de trabajar, y hacer a su vez que el antiguo proveedor «se ponga las pilas».

Estamos en la época del cliente, principio y final del proceso comercial. Share on X

La mejora manera de valorar objetivamente a nuestros proveedores es hacer una homologación y una ponderación absolutamente objetiva, que comentaremos en futuros artículos.