Probablemente hoy, si estás leyendo este artículo, lo estés haciendo desde tu casa. #Yomequedoencasa se ha convertido en trending topic y somos muchos los que hacemos de nuestro hogar, oficina. Pero trabajar con un rendimiento y productividad óptimo alejados de nuestro lugar habitual de trabajo, dónde disponemos de todas las herramientas necesarias a nuestro alcance, se puede convertir en una tarea ardua.

Por eso, os queremos presentar un conjunto de herramientas que en Prooptim utilizamos, que asociadas en diferentes ámbitos de actuación, te podrán hacer más fácil está situación, que para muchos seguro que es nueva.

Herramientas para comunicación

Las herramientas de comunicación interna son la piedra angular de cualquier empresa que trabaje cien por cien en remoto, ya que las mismas suponen el canal a través del que nuestros equipos y/o departamentos van a estar conectados

• Zoom. ¿Necesitas verte con tus clientes o proveedores? Para Prooptim, esta es la herramienta perfecta. Con Zoom podemos trabajar de forma distribuida hasta 100 personas a la vez, gratuitamente, e incluso llegar a las 1000, según el plan contratado. Tenemos también la posibilidad de crear diferentes salas y subsalas virtuales para trabajar en equipo o en plenario. Es muy útil para reuniones grandes o incluso formaciones en remoto.
• Skype. Este software nos permite hacer llamadas y videollamadas de manera gratuita individuales y grupales, así como enviar mensajes instantáneos y compartir archivos con otras personas que usan Skype.

Herramientas para trabajo colaborativo

Mantente en comunicación constante con tus colaboradores y comparte con ellos información de forma inmediata.

• Descárgate Telegram. Una de las ventajas de Telegram para trabajar en grupo es que permite el envío de archivos con un peso mucho mayor que el de WhatsApp. Pues es posible compartir archivos incluso de 1,5 gigas. Algo fundamental para poder trabajar en equipo. Además existe la posibilidad de que podamos acceder a nuestros archivos desde cualquier dispositivo.

Herramientas para organizar el trabajo y trabajar en equipo

Hoy en día, existen multitud de aplicaciones y herramientas para organizar las tareas, y así, mejorar la productividad.

• Trello. La utilizamos con algunos de nuestros clientes Está básada en el Método Kanban, se compone de diferentes grupos y tableros virtuales que se pueden administrar y utilizar de forma colaborativa para crear flujos de servicios, listados de tareas, checklist…
• Kanban Flow. A nosotros nos encanta este, ya que sigue la filosofia de trabajo por tareas, o por estado de tareas y puedes organizarte el tablón de una manera muy fácil e intuitiva. Te puede ayudar en muchisimos de tus trabajos diarios.

Repositorios de documentos

Comparte tus documentos con tus empleados y colaboradores cómo si estuvieran a tu lado.

• Drive. Es la herramienta ideal por las prestaciones, la capacidad de almacenamiento y las oportunidades para compartirlo dentro del equipo (y crear carpetas compartidas con invitados), nos permiten almacenar con orden todo el trabajo que desarrollamos. Entregables, propuestas, documentos, posts…
• Dropbox. Otro repositorio conocido para almacenar documentos.  Es útil para centralizar y ordenar contenido compartido y abierto sin necesidad de ser usuario de Google o de Microsoft.

Un último consejo

Puede parecer una tontería pero todo el teletrabajo depende casi exclusivamente de que seamos capaces de acceder a Internet para las comunicaciones remotas y conviene recordar que no estaremos solos en el encierro: los que tengan hijos, lo más probable es que estén jugando a Fortnite o viendo Netflix y acaparando el grueso del ancho de banda. Esta circunstancia puede arruinar la experiencia de una videoconferencia y echar por la borda todo nuestro esfuerzo. ¿Qué se puede hacer?

Los principales operadores se han adelantado a este potencial colapso de los routers ofreciendo gigas gratis a sus abonados y una buena opción es recurrir a nuestra propia conexión a Internet mediante el móvil haciendo tethering. Compartir datos es muy sencillo (instrucciones para hacerlo en un dispositivo Android y un iPhone): el móvil actuará como router y con la generosidad de datos ofrecidos de forma gratuita por los operadores (entre 30 y 60 GB), no habrá problema para un uso profesional de la línea. Pero si lo que se desea es garantizar el acceso al router de casa y evitar su colapso, lo más recomendable es emplear una conocida como red en malla, consistente en adquirir un router adicional, tipo Google WiFi, que gestiona la conexión y asigna recursos en función de la demanda.

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