Alguna vez te has parado a reflexionar sobre la cantidad de tiempo que perdemos en reuniones improductivas, en re-trabajo, en desplazamientos innecesarios, en realización de tareas manuales que podríamos automatizar, esperando la revisión de un informe,…? En la filosofía Lean se conocen como los Desperdicios, Despilfarro o Muda (en japonés).

El objetivo fundamental de la filosofía Lean consiste en eliminar o reducir dichos desperdicios. El muda está formado por actividades o tareas que no aportan valor al cliente, ni al equipo ni a la organización y constituyen por lo tanto un coste.

Con todo esto, ¿le conviene a una empresa tener despilfarros en sus procesos?; evidentemente no. ¿Qué deberíamos hacer con ellos?. Eliminarlos o como mínimo tratar de reducirlos lo más posible. Pero para poder hacerlo previamente debemos poder identificarlos dentro de nuestra organización.

Tipos de despilfarro en la empresa

De esta forma los 8 tipos de despilfarros que nos podemos encontrar son los siguientes:

1) Sobreproducción

Este despilfarro aparece cuando se hacen cosas que no han sido encargadas; cuando se hace más de lo pedido o cuando se hace algo antes de la fecha en la que resulta necesario.

¿Cómo podemos detectar este desperdicio?

Como siempre observando. Mira alrededor y observa:

• Hay montones y apilamientos de cosas fuera de su sitio
• Falta material al principio de la cadena del proceso
• Hay cuellos de botella
• Almacenes llenos a rebosar
• Una parte de la cadena “no da abasto”
• Hay más de lo que pide el cliente

2) Inventario

Encontramos este despilfarro cuando tenemos materiales almacenados en cualquier etapa de un proceso no siendo estos necesarios para la realización de dicho proceso.

¿Por qué se suele tener más inventario del necesario? Para mantener un elevado índice de disponibilidad, o protegernos delante de la poca fiabilidad de nuestros procesos o proveedores.

Muestras de inventario: tener un almacén con repuestos para la maquinaria, almacén de materias primas para aprovechar economías de escala con nuestros proveedores, almacén de producto terminado por las exigencias de nuestro lote económico, buffers de producto intermedio para seguir trabajando si un proceso se interrumpe o ante los diferentes tiempos de procesado entre etapas, etc.

3) Sobreproceso

Este despilfarro se presenta cuando realizamos procesos que no son realmente necesarios para la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes.

¿Por qué se cae en el sobre proceso?  Se hace desde toda la vida, lo piden los planos y nadie se plantea que sea innecesario, se obtiene un producto mejor, nos queremos diferenciar de nuestros competidores.

Solo le tenemos que dar a nuestro cliente realmente lo que pide. Ya que si le damos más seguramente no encontrará el valor añadido y para nosotros solo será un coste.

4) Retrabajo

Este despilfarro se presenta cuando tenemos que rectificar un elemento (producto, documento, etc) que no ha salido bien a la primera.

¿Por qué se cae en el retrabajo? Porque no somos capaces de hacer nuestros procesos con un 100% de garantías de no cometer errores.

El día a día en la empresa está repleto de este despilfarro, cualquier error, malentendido hace que tengamos que volver a repetir la tarea. Con una buena planificación y comunicación podemos reducir mucho este despilfarro.

5) Transporte

Apreciamos este despilfarro cuando se realizan movimientos de materiales o de documentos de un proceso a otro y también cuando se realizan movimientos hacia los almacenes.

¿Por qué tenemos el despilfarro del transporte? Por el diseño de la distribución en planta, fábrica o oficinas. Este diseño ha podido verse condicionado por las limitaciones de espacio disponible o por que la empresa ha experimentado un crecimiento muy rápido, dejando dicha distribución completamente obsoleta. O bien, porque nuestro proceso productivo no está optimizado y provocamos transportes que son innecesarios para nuestro producto.

6) Movimiento

Como muestras de este despilfarro cuando vemos que el personal se mueve por su área de trabajo sin realizar ninguna actividad productiva, se desplazan a través de su área de trabajo para coger elementos que le son necesarios (herramientas, materiales, documentos, etc.) o cuando el personal realiza su trabajo con movimientos poco ergonómicos y que puedan estar poniendo en peligro su salud laboral.

¿Por qué existe el movimiento innecesario de las personas? Básicamente por un inadecuado diseño de los puestos de trabajo y porque no se aprovechan las capacidades de las personas. Trabajar con las 5S y tener cada cosa en su lugar nos ayudará a reducir los movimientos del personal y conseguiremos mejorar así nuestra productividad.

7) Esperas

Encontramos una muestra cuando observamos que en un área de trabajo el personal no está trabajando durante unos instantes porque está esperando a que algo termine de suceder o de llegar.

¿Por qué hay esperar de producto en nuestra empresa? Roturas de stock, averías, cambios de turno, recursos saturados, diferencias de velocidad entre procesos, existen operaciones de inspección, es necesaria la autorización de uno o varios responsables. Normalmente la falta de planificación o bien la falta de mantenimiento de nuestras instalaciones hace que existan esperas de producto.

8) Desaprovechar las capacidades de las personas

Encontramos este tipo de despilfarro cuando tenemos personal cualificado, competente y con experiencia y no se les hace participes de la resolución de los problemas ni en la aportación de soluciones.

¿Por qué no utilizamos el conocimiento y experiencia de los trabajadores? Una empresa productiva y eficiente debe contar con la opinión de las personas que más saben de los procesos, es decir de aquellas personas que trabajan diariamente en producción o bien son los usuarios de los procesos a mejorar. Con una simple pregunta ¿Como crees que podemos ayudarte a mejorar este proceso? ¿Qué arreglarías tu de este proceso para trabajar mejor? Conseguiremos que el trabajador se sienta escuchado y que pueda aportar ideas que seguro que serán de gran ayuda para la productividad de la empresa, pero sobretodo para que el trabajador trabaje mejor y más motivado.

Cuando finalmente consigues reconocer estos desperdicios, pasa a la acción. No siempre es posible eliminarlos o reducirlos. En ocasiones, la inversión no sería viable para tu organización. Sin embargo, tenerlos localizados te permitirá actuar sobre ellos cuando llegue el momento adecuado.

Los desperdicios son los responsables de cuantiosas pérdidas económicas, largos ciclos de desarrollo y espera, desaprovechamiento de recursos, defectos de calidad. Como consecuencia, se traducen en desmotivación del equipo de trabajo, pérdida de clientes y la consiguiente pérdida de posicionamiento en el mercado.