Las organizaciones que buscan la excelencia se destacan por gestionar sus actividades y recursos mediante un conjunto de sistemas, procesos y datos que les permiten la toma eficaz de decisiones. No se puede llevar una empresa sin tener claro los valores que se están obteniendo de una manera objetiva y fiable.
En este contexto, ser excelente implica, entre otros aspectos, llevar a cabo mediciones periódicas de los procesos internos y de su desarrollo, con el fin de disponer de datos objetivos que sustenten el avance de la organización hacia unos buenos resultados marcados como los objetivos de la compañía para ese curso, periodo, etc…
El desarrollo de sistemas de indicadores o en muchas empresas se conoce como el Cuadro de Mandos o KPIs para estructurar la medición en las organizaciones es sin duda necesario para asegurar la calidad de la información empleada en dicha toma de decisiones.
¿Cómo implementar y gestionar los indicadores de gestión?
La implantación es la parte más importante del análisis y mejora. El liderazgo en la puesta en marcha de las mediciones, además del análisis y mejora de las mismas es de vital transcendencia en todo proyecto de este tipo.
Se trata de consolidar la cultura de orientación a resultados, generando hábitos en todo el personal, especialmente en los niveles de gerencia y mandos intermedios. De forma congruente, los indicadores deben ser medidos, analizados y mejorados permanentemente.
El verdadero aprendizaje sobre los indicadores, y de cómo se explica el desempeño en la empresa, se ofrece cuando se utilizan de forma cotidiana. Para ello es importante que la medición mediante indicadores o un cuadro de mando forme parte del día a día en las reuniones, en las presentaciones, sobretodo para crear una cultura de decisión basada en datos objetivos. En la mayoría de las PYMEs las decisiones se toman «por olfato» no por datos contrastados y analizados continuamente.
¿Cómo hacer para definirlos?
- Decidir el área o proceso que queremos medir (Gerencia, Operaciones, Comercial, Calidad, Atención al cliente…)
- Buscaremos solo aquellos indicadores o KPIs más significativos. Aquí siempre nos valdrá la frase de «menos es más». No por tener muchos indicadores tendremos mucha información.
- Clasificar aquellos indicadores clave y consensuarlos con el equipo
- Acordar qué es exactamente lo que se va a medir y cómo (unidades, frecuencias, €, %, etc.)
- Fijar el Objetivo que debe tener este indicador
- Definir responsabilidades (tanto para medir como para analizar y actuar).Ponerlo en marcha e ir mejorando el sistema continuamente
- Los indicadores deben estar siempre a la luz de todo el equipo, que todo el mundo tenga acceso y sea fácil la consulta.
¿Cómo efectuar el análisis de resultados?
- Periódicamente se deberán revisar en reuniones o presentaciones.
- Proponer acciones correctivas y/o preventivas que permitan con los resultados realizar planes de mejora.
- Preguntar siempre si ese indicador tiene valor para nosotros. Si la información es realmente valiosa para la toma de decisiones. Se puede modificar el indicador o bien eliminarlo.
- Trabajar siempre con los indicadores y hacer el seguimiento de los objetivos.
Si conseguimos esto nuestra empresa será más objetiva, tomará las decisiones con más firmeza y mejoraremos el rendimiento y la productividad.