La gestión del tiempo y la productividad.

“La mala noticia es que el tiempo vuela. La buena noticia es que tú eres el piloto“. Michael Althsuler.

serveis-watchLa gestión del tiempo y su relación con una mayor o menor productividad laboral es un tema clave para las organizaciones. No en vano, en última instancia de ello depende su rentabilidad, el objetivo de toda empresa.

Optimizar el tiempo del personal siempre ha sido una prioridad. El objetivo es doble: controlar mejor los costos empresariales y aumentar la productividad sin necesidad de recurrir a nuevas contrataciones o a las socorridas horas extras. ¿Pero, cómo conseguirlo?

Lograrlo implica poner el énfasis en una serie de factores, como una inteligente programación del trabajo para lograr su eficacia, controles sobre los descansos del personal, estudio del rendimiento obtenido en función del trabajo realizado o, por ejemplo, la identificación de los principales puntos de pérdida de tiempo.

La planificación de las tareas; clave del éxito.

Planificar y administrar efectivamente el tiempo implica establecer claramente los objetivos diarios en cada renglón, que deberán ser realizables, específicos, medibles en el tiempo y orientados a la acción.

En nuestra rutina diaria, dedicamos tiempo para levantarnos, vestirnos, desayunarnos, asistir a los niños al colegio, transportarnos al lugar de trabajo y otras actividades que pueden retrasarnos en el día a día, si no planificamos con antelación.

En el trabajo, establecer procedimiento y tiempo para delinear claramente cuáles tareas y funciones ejecutar cada día en nuestra realidad laboral, asistiendo a los miembros del equipo a fijar prioridades en el manejo del tiempo y las funciones a desarrollar, incrementando la eficiencia y la productividad en el logro de las metas, delegando y dividiendo las tareas en los miembros según sus talentos y potencialidades.

Al establecer prioridades en las tareas, hay que ser específico y evaluar tiempo de ejecución, pasos para su logro, tiempo de entrega y señalar su importancia, si es primaria o secundaria y sobretodo, dejar un margen para lo inesperado, asegurando el cumplimiento de su plazo de entrega.

Es recomendable listar las prioridades de acuerdo a su orden de importancia, enfocarnos en los trabajos más difíciles y que requieren mucha concentración y conocimiento en los momentos en que los niveles de energía y atención son altos en horas de mayor rendimiento.

Rendimiento vs horas de trabajo

España es el tercer país con una jornada laboral más amplia de la UE (232 horas más que la media comunitaria), si bien es el que menor rendimiento obtiene por hora trabajada, ya que el 55% de este tiempo resulta improductivo. Y es que existe la creencia de que cuantas más horas se destinen a estar en la oficina, mejores resultados se obtendrán y más productividad habrá.

Medir el rendimiento del trabajo en función de los objetivos alcanzados y no de las horas realizadas es el primer paso para una buena gestión de la productividad de cada una de las tareas planificadas.

La evaluación del rendimiento laboral puede entenderse en este ámbito como el conjunto de actitudes y comportamiento laboral de la persona en el desempeño de su cargo y cumplimiento de sus funciones. Esta evaluación del rendimiento constituye una fuente imprescindible de información que permite medir el éxito de la organización empresarial.

Crear buenos sistemas de evaluación del rendimiento no es una tarea fácil. Existen dos formas de medir el rendimiento laboral:

  • Evaluando los resultados: es decir, midiendo aquello que se consigue, lo que alcanza o produce el empleado con su labor. Aquí lo importante es la cantidad de objetivos alcanzados.
  • Evaluando el desempeño de los trabajadores: considerando la forma o modo de actuar en el trabajo. Aquí la personalidad del empleado juega un papel muy importante que debe también analizarse detenidamente y sin perder la objetividad.

Aunque, diferentes expertos en la materia y consultores de recursos humanos, consideran que la situación ideal es combinar ambas orientaciones, logrando una evaluación mucho más completa.

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