La gestión del tiempo y su relación con una mayor o menor productividad laboral es un tema clave para las organizaciones. No en vano, en última instancia de ello depende su rentabilidad, el objetivo de toda empresa. Seguir leyendo «La gestión del tiempo y la productividad»
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Deja de divagar y ponte a gestionar
Este artículo va dedicado a aquellas personas que ocupan un cargo importante en sus Organizaciones y que su función se basa en la Gestión de las mismas: Gerentes, Responsables de Departamento, Jefes de Equipo, etc.
Simplemente os quiero lanzar una pregunta al vuelo: ¿Gestionáis realmente vuestras empresas? ¿O os dedicas a divagar?
Puede parecer una pregunta un tanto extraña pero es que el hecho de divagar es una actitud totalmente humana, es una manera de hacer las cosas sin ningún objetivo fijo. El problema es que se hacen cosas y cosas y las horas van pasando sin ningún sentido. Aunque sea una actitud muy común no quita que sea una actitud un tanto cobarde. Me voy a explicar, divagar representa no tomar decisiones sobre tus acciones o sobre tus objetivos y dejar que los factores externos marquen tu destino.
Divagar no quiere decir no hacer nada, pues hay personas que trabajan realmente muchísimo, pero no emplean su esfuerzo en aquellas tareas que son productivas. ¿Os suena este concepto? Nos sentimos muy cómodos divagando, ya que las circunstancias nos llevan y entre una cosa y otra no hemos de tomar ninguna decisión, tarea que normalmente se nos hace cuesta arriba.
¿Cómo sé si divago?
• Los correos y las llamadas dirigen todas mis acciones
• El cliente gestiona totalmente mi agenda
• No tengo una planificación de mis tareas. No están ordenadas por prioridades
• Las urgencias marcan el ritmo de mi trabajo
• Pienso únicamente en las tareas de hoy
Hay personas en la empresa cuya función es dar atención al cliente, actuar sobre urgencias o bien realizar trámites puramente administrativos, el Gerente nunca debe realizar estas tareas (aunque se sienta bien realizándolas) es una irresponsabilidad por su parte. Me explico:
El Gerente tiene que Gestionar. ¿Cómo sé si Gestiono?
• Soy analítico: Tomo las decisiones basándome en datos objetivos, en datos contrastados.
• No trabajo con hipótesis: No tomo decisiones “porque creo que no voy a conseguirlo” o bien “porque me parece que no lo podremos hacer”. Dejemos de hablar con hipótesis, pongamos luz a nuestras dudas y aclaremos las situaciones.
• Soy concreto: Comunico bien las acciones a tomar y velo para que todo el mundo concrete las acciones. Es decir, siempre tiene que quedar claro qué es lo que vamos a hacer, quien lo tiene que hacer, cómo se tiene que hacer y cuando. Muchas veces los proyectos fracasan porque no se ha concretado y se ha dejado todo a expensas de la improvisación.
• Mis tareas tienen Valor: Como persona importante en la empresa no proporciono valor archivando los papeles, atendiendo las urgencias, perdiendo el tiempo en temas que no me corresponden porque simplemente ya hay un responsable que se encarga de ello. Las tareas que aportan valor a un gerente son aquellas que tienen una influencia directa en el resultado económico de la empresa. Todo aquello que vaya encaminado a aumentar los beneficios de la empresa tiene mucho valor.
Por ejemplo: La toma de decisiones en precios, negociar con proveedores, mejorar la productividad, conseguir nuevos contratos o clientes, etc.
• Planifico mis tareas: Decido las tareas que voy a hacer, están ordenadas por prioridades. Somos organizados, damos ejemplo al resto del equipo de cómo se debe planificar, cumplimos siempre los tiempos.
Si dedicamos todo nuestro tiempo en Gestionar, ¿la empresa irá mejor? ¿Nuestra satisfacción aumentará?
¡Dejar de Divagar y poneros a Gestionar!
www.pro-optim.com
Acompañamiento a gerentes
Explicación entorno
Empresa que se dedica a dar servicio a otras empresas o bien a particulares
La Antigüedad de la Empresa es de 15 años
El fundador es una persona con buenos conocimientos técnicos pero carece de algunos conocimientos de Gestión
Tiene un tamaño de 8 a 15 trabajadores
Problemas detectados
No existe una metodología clara de trabajo, ni Dirección ni el Equipo trabajan con cierta planificación. Gestionan según los inputs que reciben del cliente y no según sus necesidades reales
Falta de información objetiva para tomar decisiones, la gestión se basa en sensaciones no en datos numéricos
Los costes se calculan de una manera aproximada, las ofertas, presupuestos y escandallos de producto se hacen no teniendo en cuenta datos relevantes.
Se quieren realizar cambios, la empresa lo necesita, pero no se sabe qué camino tomar
La persona que ocupa la gerencia se encarga de todas las tareas “importantes”, no delega las tareas a su equipo y por tanto el equipo no es autónomo. La empresa depende al 100% de la persona que ocupa la dirección (fundador)
Metodología
Mapa de Procesos: Implantar un Mapa de Procesos nos ayuda a entender los procesos internos de la empresa y poder detectar aquellos puntos críticos gracias a una visión externa.
Análisis de la Situación: Numéricamente se valorará la situación actual de la empresa, tanto la situación económica, como comercial, como productiva.
Implantación Indicadores: Para entender y hacer un seguimiento del estado de la empresa implantamos indicadores. Estos indicadores son valores que nos dan numéricamente la situación en la que nos encontramos. Se realiza un cuadro de indicadores que de manera visual se puede ver el estado de cada una de las áreas.
Control de Costes: Para calcular cualquier presupuesto calcularemos de una manera objetivo los costes de nuestros productos, aplicando los costes de la mano de obra (si tiene), los costes del material y los costes de estructura de la empresa. Así quedará reflejado perfectamente cuál es el margen comercial que queda neto para la empresa.
Gestión del Tiempo: Analizar aquellas tareas que son de alto rendimiento y las que son de bajo rendimiento. Centrarse en mejorar la productividad del equipo y de Dirección implantando Metodologías de Trabajo y priorizando las tareas.
Planificación de las Tareas: Planificaremos todas las tareas para podernos avanzar a las situaciones, no siempre improvisar una posible solución a un imprevisto. Es decir, planificaremos los proyectos, los cobros, los pagos, las acciones comerciales, las entregas, etc.
Plan Estratégico: Con todos los datos anteriores y la empresa trabajando de una manera controlada, implantamos el Plan Estratégico para los próximos años. Éste nos ayudará a marcar el camino a seguir y a perseguir todos los objetivos que hemos de conseguir para llegar a nuestra meta.
Solución y resultados
Gracias a la mejora de los puntos críticos se ha aumentado la productividad de Dirección y del Equipo. Se trabaja con más autonomía y centrándose en aquellas tareas que son prioritarias.
De una manera fácil y sencilla, gracias a los Indicadores, podemos ver y controlar el estado de la empresa. Conocemos exactamente los beneficios que obtenemos, el rendimiento del equipo, los costes fijos, el margen neto de los productos, etc..Podemos tomar decisiones y realizar un plan de acción porque sabemos REALMENTE como está la empresa.
Aprendemos a dar tareas importantes a nuestro equipo, porque cada vez confíanos más en él, ya que está cada vez más preparado. Planificamos las tareas y les damos la información necesaria para trabajar con autonomía, esto hace que el equipo trabaje motivado y que mejoremos el rendimiento.
Hay un Plan Estratégico marcado para los 3 años siguientes, cada área tiene unos objetivos que están enfocados a un mismo objetivo de la empresa. “Todo el mundo rema hacía el mismo sentido”.