¿Qué son las 8D? Las 8D son los ocho fases para la resolución de problemas. Esta es una herramienta utilizada para hacer frente y resolver algunos de los problemas que se dan con más asiduidad en las empresas. Las 8D propone ocho pasos secuenciales que deberemos seguir para resolver con éxito cualquier tipo de problema.

A este método también se le denomina Resolución de problemas 8-D, G8D o Global 8D.

¿Cuáles son los 8 pasos de las 8D?

D1-Establecer el equipo

Establecer un pequeño grupo de personas que conozcan el proceso y/o producto, los tiempos de trabajo y que tenga la autoridad y habilidades en las disciplinas técnicas requeridas para resolver el problema e implementar acciones correctivas. Las claves de éxito son:

• Revisar el problema o la oportunidad de mejora
• Revisar las prioridades, el alcance y la complejidad
• Identificar si se necesita un equipo
• Identificar a los miembros del equipo y establecer el equipo.
• Nombrar a un líder de equipo
• Establecer pautas básicas para el equipo

D2-Describe del problema

Para definir una solución, es importante saber y entender claramente cuál es el problema. La mayoría de las soluciones que terminan sin funcionar se derivan de una mala comprensión del problema.

La extensión de la descripción del problema variará dependiendo de su complejidad. Puede incluir datos conocidos del contexto del problema o investigaciones sobre problemas similares, que servirán para describir las características del problema. Uno de los métodos más comunes es 5W + 2H, que consta de respuestas a 7 preguntas que juntas describen el problema en detalle:

• What / Que?: Describe de forma breve del problema que se está presentando.
• When / Cuando?: Describe el momento en el cual se está viendo el problema (momento del día, semana, mes, etc.).
• Where / Donde?: Describe dónde se están materializando los problemas (una Línea de producción, una Máquina, un lugar, un producto o un proceso, etc).
• Who / Quien?: Describe a quién le sucede el problema, y si está o no, relacionado con sus habilidades.
• Why / Por Qué?: Describe las condiciones aparentes, que están generando el problema (por ejemplo, por una falla de la máquina, por una manipulación inadecuada, etc)
• How / Como?: Describe cómo se diferencia el problema del estado normal (óptimo), hay alguna tendencia en la que aparece el problema, es aleatoria o sigue un patrón.
• How Much / Cuanto?: Describe como se cuantifica el problema, ¿Cuántos problemas se dan en un dia? ¿En una semana? ¿En un mes? ¿Cuánto dinero están implicando?

D3-Desarrollar acciones de contención provisionales

En lugar de esperar hasta el final del proceso para resolver el problema subyacente, el enfoque de las ocho disciplinas exige una solución temporal desde el principio, que debe ser asequible, fácil de implementar y fácil de deshacer una vez que se encuentre una solución permanente.

Al implementar una contención temporal una vez que se ha caracterizado el problema, es posible limitar el daño que se le hace a la organización mientras se espera una solución definitiva y permanente que garantice la no repetición del problema. En sistemas de gestión de la calidad clasicos lo conocemos como aplicar Medidas Correctoras.

D4-Analiza e identifica la(s) causa(s) Raíz (RCA)

En esta disciplina está el corazón del método, y es donde el equipo realmente «se pondrá manos a la obra» en lo que respecta a encontrar una solución al problema. Una vez que se tiene la solución temporal, es posible dedicar más tiempo en la identificación de las causas reales que están generando el problema.

Son varias las técnicas de análisis que se pueden utilizar para responder a la pregunta del porqué de la repetición del problema:

• Análisis estadístico de datos
• Diagrama Ishikawa
• Diagrama de Árbol
• Diagrama de Relaciones
• Flujograma
• Análisis de Pareto
• Tormenta de ideas
• Juicio experto u otras

D5-Desarrolla e implementa soluciones permanentes / Acciones correctivas permanentes.

En este paso, se determinan las acciones correctivas en función a las causas del problema identificadas previamente. Cada casus debe definir al menos una solución que se implementará a largo plazo y que tendrá cómo objetivo eliminar dicha casusa. De esta forma el conjunto de acciones definidas a largo plazo componen el plan de acciones correctivas que se implementarán.

Esta etapa puede ser larga, y también influyen los recursos de los que disponga la empresa, en ambos casos no hay que desistir

D6-Verifica y monitorea las soluciones

Selecciona las mejores acciones correctivas permanentes para eliminar la causa raíz. Hay diferentes formas de probar que la solución que se ha alcanzado es efectiva, a corto plazo la forma más simple es observar la reincidencia del problema a mediano y largo plazo se debe hacer un monitoreo de los efectos producidos por cada acción y por la solución en general.

Si a corto plazo, no se están logrando los resultados esperados o si la solución tiene efectos secundarios no deseados, es necesario volver al paso 4 y tomarse el tiempo de replantear las causas y/o las acciones para garantizar el éxito al final.

Ahora que se han realizado las pruebas, inspecciones, evaluaciones y/o auditorías y los resultados confirman que la solución está funcionando, es hora de comunicar e implementar de forma permanente la solución elegida

D7-Evita que el problema se repita

Las mejores soluciones son aquellas que evitan que el problema vuelva a ocurrir. En el paso anterior se verifico que las solucione implementadas, solucionaron el problema de forma permanente, ahora en este paso es necesario pensar y definir cómo organizarse o crear soluciones permanentes para que toda la organización sepa cómo actuar y tomar medidas para que este problema no vuelva a ocurrir en el futuro.

Esta fase permite la creación de un estándar de trabajo para resolver problemas similares en procesos y productos similares o en cualquier contexto organizacional.

D8-Cierra el problema y reconoce contribuciones

Finalmente, para incentivar la mejora continua, se debe reconocer el trabajo de los miembros del equipo, en este sentido la organización debe premiar y felicitar formalmente a todos los colaboradores involucrados en la solución, y así comunicar cuánto se aprecia su trabajo a la organización.

Implementar las 8d con Pro Optim