El proceso de la toma de decisiones en la gestión de proyectos.

toma de decisionesSon incontables las veces que a lo largo de nuestra vida tomamos decisiones. En el trabajo y en la vida personal, cada acción desencadenará en otra. Incluso, si decidimos no tomar ninguna decisión, también esto traerá consecuencias. Una de las tareas más importantes y constantes que afectan en la gestión de proyectos es la de la toma de decisiones. Desde que acepta gestionar un determinado proyecto, todo project manager ya está valorando un conjunto de alternativas. Se trata de un proceso que tendrá que realizar constantemente a lo largo de  cualquier proyecto en el que se vea inmerso como director del mismo.

La toma de decisiones como reto.

La toma de decisiones se define como la selección de una alternativa entre un conjunto de ellas, a partir de la evaluación de un conjunto de indicadores ponderados. Sin embargo, la toma de decisiones es parte de un proceso en el que tomar la decisión es solo un paso y su calidad depende del nivel de información que brinde el sistema.

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¿Por qué esto se convierte en un reto para cualquier persona? Vamos a analizar algunos de los motivos.

  • Falta de información. El primer motivo que siempre genera estrés o dudas son los datos que se puedan estar manejando. Evidentemente, no siempre vas a tener todo lo que necesitas saber. La rapidez o la inmediatez es lo que tienen. Será necesario que hagas suposiciones, proyecciones y previsiones en tiempo récord. Por lo tanto, asume que no podrás saberlo todo.
  • Incertidumbre ante el futuro. ¿Qué pasará si eliges A? ¿Y si eliges B? Este tipo de dudas son recurrentes y perfectamente asumibles y normales. Sin embargo, pueden llegar a paralizar proyectos interesantes. Tienes que aprender a tomar decisiones asumiendo ese riesgo, el de que no sabes bien lo que va a pasar. Al final, siempre hay muchas más variables en cualquier proyecto.
  • Preocupación por el error.  Otro aspecto completamente natural e igual de terrorífico. El peso principal de tomar una decisión es que, quizás, te puedas equivocar finalmente. Evidentemente, no hay solución con respecto a este problema. Lo único que puedes hacer es elegir una alternativa y esperar que sea esa la más adecuada. Sin arrepentirte ni mirar atrás.

Pasos en la toma de decisiones

Una forma sencilla y ordenada de ayuda a la toma de decisión se basa en los siguientes pasos:

Establecer un objetivo: siempre debemos trabajar con un horizonte delimitado y  por lo tanto mi objetivo tomando el caso de referencia podría ser en los dos próximos días como máximo establecer los mecanismos adecuados para corregir la situación que afecta a la toma de datos.

Identificar alternativas: Las alternativas de decisión son un conjunto de cursos de acción posibles que se presentan como opciones una vez ya se ha definido claramente cuál es la situación por resolver. Se debe obtener el mayor número de datos confiables sobre cada uno de ellos. Es conveniente colocarlas por escrito de forma que uno pueda visualizarlas una a una y en conjunto.

Evaluar alternativas: una vez identificadas las alternativas, y antes de tomar la decisión, se deben valorar los factores positivos y negativos en cada una de ellas, intentando reconducir la situación de acuerdo con la meta general del proyecto, si es posible. Esta evaluación es muy importante ya que la estimación de sus posibles consecuencias nos permite afrontar las mismas sobre una base de conocimiento no improvisado. Evitamos por lo tanto las decisiones impulsivas.

Seleccionar la mejor alternativa: a partir de todo lo anterior, se procede a seleccionar la que entendemos que es la mejor alternativa y procedemos a implantarla de acuerdo con la siguiente secuencia de actividades.

Implantar y controlar la decisión. Es casi un miniproyecto dentro del proyecto:

  • Desarrollar un plan: como siempre, plazos, secuencia de actividades, responsables, medios… y todo ello representado en un diagrama de Gantt.
  • Comunicar la decisión: para que todo el personal implicado conozca el cambio y las responsabilidades sobre el mismo.
  • Seguimiento de la ejecución: para controlar la adecuada implantación de acuerdo al plan establecido.
  • Controlar los progresos: para evitar los riesgos de desviación
  • Actuar sobre las desviaciones: en el caso de que se manifiesten para garantizar el objetivo planteado.

En definitiva, la clave pasa por analizar la situación y tomar una decisión sin que  impacte en otros proyectos, sin que suponga un desembolso monetario alto, sin necesidad de desgastar al equipo de trabajo. Al final llegar al éxito se puede hacer de muchas posibles, por eso hazlo de la manera que cause menos «bajas» en el equipo y controla los riesgos.

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