Són incomptables les vegades que al llarg de la nostra vida prenem decisions. En el treball i en la vida personal, cada acció desencadenarà en una altra. Fins i tot, si decidim no prendre cap decisió, també això portarà conseqüències. Una de les tasques més importants i constants que afecten en la gestió de projectes és la de la presa de decisions. Des que accepta gestionar un determinat projecte, tot project manager ja està valorant un conjunt d’alternatives. Es tracta d’un procés que haurà de realitzar constantment al llarg de qualsevol projecte en el qual es vegi immers com a director d’aquest.

La presa de decisions com a repte.

La presa de decisions es defineix com la selecció d’una alternativa entre un conjunt d’elles, a partir de l’avaluació d’un conjunt d’indicadors ponderats. No obstant això, la presa de decisions és part d’un procés en el qual prendre la decisió és només un pas i la seva qualitat depèn del nivell d’informació que brindi el sistema.

Una de les tasques més importants i constants que afecten en la gestió de projectes és la de la presa de decisions Share on X

Per què això es converteix en un repte per a qualsevol persona? Analitzarem alguns dels motius.

• Falta d’informació. El primer motiu que sempre genera estrès o dubtes són les dades que es puguin estar manejant. Evidentment, no sempre tindràs tot el que necessites saber. La rapidesa o la immediatesa és el que tenen. Serà necessari que facis suposicions, projeccions i previsions en temps rècord. Per tant, assumeix que no podràs saber-ho tot.
• Incertesa davant el futur. Què passarà si tries A? I si tries B? Aquest tipus de dubtes són recurrents i perfectament assumibles i normals. No obstant això, poden arribar a paralitzar projectes interessants. Has d’aprendre a prendre decisions assumint aquest risc, el que no saps bé el que passarà. Al final, sempre hi ha moltes més variables en qualsevol projecte.
• Preocupació per l’error. Un altre aspecte completament natural i igual de terrorífic. El pes principal de prendre una decisió és que, potser, et pots equivocar finalment. Evidentment, no hi ha solució respecte a aquest problema. L’única cosa que pots fer és triar una alternativa i esperar que sigui aquesta la més adequada. Sense penedir-te ni mirar enrere.

Passos en la presa de decisions

Una forma senzilla i ordenada d’ajuda a la presa de decisió es basa en els següents passos:

Establir un objectiu: sempre hem de treballar amb un horitzó delimitat i per tant el meu objectiu prenent el cas de referència podria ser en els dos pròxims dies com a màxim establir els mecanismes adequats per a corregir la situació que afecta la presa de dades.

Identificar alternatives: Les alternatives de decisió són un conjunt de cursos d’acció possibles que es presenten com a opcions una vegada ja s’ha definit clarament quina és la situació per resoldre. S’ha d’obtenir el major nombre de dades de confiança sobre cadascun d’ells. És convenient col·locar-les per escrit de manera que un pugui visualitzar-les una a una i en conjunt.

Avaluar alternatives: una vegada identificades les alternatives, i abans de prendre la decisió, s’han de valorar els factors positius i negatius en cadascuna d’elles, intentant reconduir la situació d’acord amb la meta general del projecte, si és possible. Aquesta avaluació és molt important ja que l’estimació de les seves possibles conseqüències ens permet afrontar les mateixes sobre una base de coneixement no improvisat. Evitem per tant les decisions impulsives.

Seleccionar la millor alternativa: a partir de tot l’anterior, es procedeix a seleccionar la que entenem que és la millor alternativa i procedim a implantar-la d’acord amb la següent seqüència d’activitats.

Implantar i controlar la decisió. És gairebé un miniprojecte dins del projecte:

• Desenvolupar un pla: com sempre, terminis, seqüència d’activitats, responsables, mitjans… i tot això representat en un diagrama de Gantt.
• Comunicar la decisió: perquè tot el personal implicat conegui el canvi i les responsabilitats sobre aquest.
• Seguiment de l’execució: per a controlar l’adequada implantació d’acord amb el pla establert.
• Controlar els progressos: per a evitar els riscos de desviació
• Actuar sobre les desviacions: en el cas que es manifestin per a garantir l’objectiu plantejat.

En definitiva, la clau passa per analitzar la situació i prendre una decisió sense que impacti en altres projectes, sense que suposi un desemborsament monetari alt, sense necessitat de desgastar a l’equip de treball. Al final arribar a l’èxit es pot fer de moltes possibles, per això fes-lo de la manera que causi menys «baixes» en l’equip i controla els riscos.

No saps per on començar a millorar la gestió de la teva empresa? A Pro Optim, gràcies al nostre mètode i experiència, centrem el tema a resoldre implementant solucions úniques, personalitzades i permanents. Sabem per experiència que implicar-se és obtenir resultats. Perquè som la consultora centrada en la implementació PRÀCTICA de canvis que assegurin la millora contínua en la gestió.

Aportem la nostra experiència i millors pràctiques per a adaptar-nos a les teves necessitats. La clau del nostre servei és la col·laboració en la base de les diferents àrees de la seva organització garantint així el compromís amb els resultats de la teva empresa ja que donem un enfocament pràctic a totes les nostres solucions.

Dissenyem estratègies, desenvolupem conceptes econòmics viables posant èmfasis en el resultat. Assumim la responsabilitat i implantem la solució donant suport a la posta en marxa.