Seiketsu es la etapa de conservar lo que se ha logrado aplicando estándares a la práctica de las tres primeras “S”. Esta cuarta S está fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones. La implantación de este paso es también más difícil que los tres pasos anteriores y requiere mucho más creatividad y planificación que las etapas anteriores.
Cuando se lleve a cabo la estandarización o control visual, los trabajadores harán su trabajo con mayor eficiencia, lo que llevará a reducir los costos y aumentar la productividad. Los trabajadores también tienen una mayor comprensión de sus expectativas de trabajo cuando los requisitos y las responsabilidades se aclaran a través de la estandarización.
La implantación de la 4S se realizará siguiendo los dos siguientes pasos
Asignar trabajos y responsabilidades
En cada programa 5S, la participación del equipo juega un papel importante. Los empleados siempre deben ser alentados a participar activamente en el desarrollo de normas que se crean con el cuarto paso cuando se trata de sus áreas de trabajo y cualquier tarea que se deba ralizar. Cuando estos estándares se componen de ideas y valores compartidos, los empleados tendrán mayor productividad, más motivación para seguir los estándares y estarán más orgullosos de su trabajo.
Una vez que una organización tiene procedimientos estándar para ayudar a cada tarea que se va a hacer, los métodos de limpieza y maneras de mantener y organizar el equipo y las herramientas se convertirá en el estándar. Las ineficiencias y otros problemas también serán más fáciles de identificar cuando esos estándares sean establecidos. Por eso la estandarización debe ser visual, y que realmente equivocarse o no mantener el orden y la organización sea casi imposible.
En general, es importante estandarizar todo porque 5S es una metodología cíclica de mejora continua en el lugar de trabajo con una mentalidad Kaizen. Para que este método sea útil, debe desarrollar estándares abiertos y flexibles para la mejora continua. Crear procedimientos estandarizados para determinar las mejores prácticas puede requerir tiempo y mucha planificación, pero los beneficios y recompensas serán enormes.
Cambio de cultura en la organización.
El cuarto paso no es sólo una metodología de normalización. También implica cambiar la cultura en su organización.
Cuando una empresa implanta el control visual y la estandarización es un sintoma que la implantación de las 5S se está llevando con éxito. Cuando la empresa está pintada de colores, rallas, indicadores, marcas, etc…nos ayuda a mantener dia tras dia todo lo hecho con anterioridad.
La estandarización implica crear directrices y controles visuales para mantener el lugar de trabajo limpio, organizado y ordenado. Los primeros tres pasos de 5S siempre se ejecutan en orden, y Seiketsu ayuda a convertir los pasos en un comportamiento natural y estandarizado. Las personas que trabajan en otra área se acostumbraran a utilizar los estándares como herramienta y no podrán trabajar de otra manera.
Cambiar su cultura de trabajo también implicará implementar los siguientes elementos de acción para que se conviertan en un comportamiento estándar en su organización:
- Asegurarse de que los primeros tres pasos en 5S se implementan correctamente
- Establecer prácticas y rutinas estándar para repetir regularmente y sistemáticamente los tres primeros pasos.
- Tomar fotografías antes de la implementación.
- Crear un tablero 5S donde se muestren públicamente todas las listas de control y documentos del equipo.
- Asignar responsabilidad a las personas para todas las maquinarias y áreas de trabajo.
- Realizar inspecciones y evaluaciones regulares por un equipo de seguimiento especial.