En las pequeñas y medianas empresas las compras suelen ser gestionadas directamente por la máxima autoridad, ya sea su propietario o director. El área de compras típicamente se encuentra entre las últimas en ser delegadas. Sin embargo, más allá de que el dueño se muestre reacio a dejar esta función en manos de otros, lo cierto es que en muchos casos no la ejecuta correctamente (o al menos hay mucho por mejorar).

Un problema habitual en la Pyme es que muchas veces el comprador tiene un comportamiento más parecido al de un consumidor que al de un comprador institucional, lo que trae como consecuencia una merma importante en la productividad y en la competitividad. En efecto, ¿cuántas veces se descarta una compra porque “el vendedor no me agrada”? ¿Cuántas veces se elige un proveedor sencillamente por “la buena relación que tenemos con su vendedor”?

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Existen diversos métodos y herramientas para comprar mejor: algunas pautas sugeridas en la práctica cotidiana a pequeñas y medianas empresas son las siguientes:

Tomar conciencia de la importancia de la función de compras: Una correcta gestión en la Función de Compras y de los stocks de mercancías puede generar un incremento de los beneficios y de la rentabilidad de la empresa. En la mayoría de las empresas industriales, las compras representan, como media, un 50% del valor de los productos vendidos (este porcentaje varía según el tipo de empresa que se trate).

Puede entenderse ahora, que una correcta gestión de las compras:

• Permite aumentar los beneficios de la empresa, ya que las compras representan unas cantidades importantes para la empresa.
• Condiciona seriamente la calidad del producto final, ya que deben adquirirse las materias primas y auxiliares adecuadas para que el proceso de producción se realice con eficacia.

Diversificar: Es importante saber diferenciar que no todos los proveedores tienen la misma relevancia para el desarrollo de la actividad de la empresa, por lo que los responsables de compra tienen esa responsabilidad de elección y de saber clasificar a los distintos proveedores con el fin de mantener con ellos las relaciones adecuadas en cada momento.

Dejar de lado las apreciaciones personales: es importante concentrarse en lo que le conviene a la empresa, independientemente de cuestiones afectivas respecto del vendedor o del proveedor. También es crítico no decidir en el momento. Debemos tomarnos el tiempo necesario para que las emociones se dispersen y podamos juzgar si la compra es realmente lo mejor para nuestro negocio.

Exigir siempre una nota de entrega: Los albaranes o notas de entrega, pese a su frecuente uso práctico, suelen ser documentos bastante desconocidos por parte de la mayoría de las empresas, que los usan sin ser conscientes de la trascendencia de los mismo. Es un documento clave que sirve como comprobar que se ha recibido todo lo que se ha solicitado, y para controlar la mercancía con la facturación en cada periodo.

Registrar adecuadamente a los proveedores: el manejo integral de los proveedores se ha convertido en uno de los ejes estratégicos de la gerencia moderna para la generación de “valor añadido”; pues al ser el primer “eslabón” de la Cadena de Suministro, permite dinamizarla; situación que se refleja en mejoras en competitividad, lo que se traduce en mejoras de la capacidad de gestión y, precisamente, de generación de “valor añadido” en las organizaciones. Las organizaciones al contar con una base de proveedores que estén codificados, clasificados y segmentados, garantiza, de una parte, una gestión más confiable, disminuyendo el riesgo del aprovisionamiento; y de otra parte, ahorra recursos en su manejo y administración.

Controlar el stock: El estricto control de stock, productos que tenemos a disposición de los clientes o de las materias primas necesarias para mantener un flujo fluido y suficiente de la producción, constituye un elemento fundamental para la buena marcha de una empresa.La implementación de un sistema que permita una correcta gestión del stock, sin caer en algún momento en excesos o carencias, es un proceso ciertamente complejo, que además tiende a complicarse a medida que nuestro negocio o empresa va aumentando en tamaño y número de productos comercializados, y también en necesidades de materiales y/o materias primas.. Cuando el stock de un producto baja del mínimo asignado, se corre el riesgo de faltantes. Cuando se excede el máximo, por el contrario, pueden sufrirse pérdidas por improductividad.

Analizar permanentemente el mercado proveedor: debemos estar abiertos a la posibilidad de nuevos proveedores que reemplacen a los anteriores.

Equilibrio en la relación: no debemos perder de vista que estamos haciendo negocios, no amigos o enemigos. Entonces, es necesario mantener un equilibrio en la relación con el vendedor y con proveedor, a partir de cierta distancia y a la vez mucha amabilidad y cordialidad en un marco de respeto absoluto de ambas partes.

Si se logra una política y un método de compras adecuado, la empresa ganará más dinero. Y, más importante, crecerá en su competitividad, única garantía de supervivencia y éxito a largo plazo.