El arte de comprar

La gestión de compras constituye un factor de éxito para muchas empresas. Si es eficaz, además de satisfacer al cliente en el tiempo y la cantidad demandados, permite ahorrar costes y obtener beneficios empresariales directos.

A la hora de gestionar las compras, ya sea de un bien o servicio para nuestra empresa, es fundamental el precio. Sin embargo, no es esta la única variable en la que nos debemos apoyar a la hora de tomar una decisión. El tiempo que dedicamos a la realización de pedidos, el servicio recibido y la atención postventa, son variables que podemos traducir perfectamente en euros y van incrementar o disminuir nuestros costes de compra.

A la hora de pensar en una eficiente gestión de compras, no debemos fijarnos en el precio como una única variable Clic para tuitear

Teniendo en cuenta lo anterior, para efectuar una gestión eficiente de nuestras compras, tenemos que tener en cuenta los siguientes puntos clave.

Puntos clave para un gestión de compras eficiente

  • Solicitar varias ofertas. Se define y ejecuta la estrategia de negociación, que estará siempre orientada a obtener las mejores condiciones de calidad, servicio y precio, siempre teniendo en cuenta las garantías personales de la empresa que suministrará el producto. Una vez recibidas todas las ofertas, desde la Dirección de Compras, se lanzarán una o varias rondas negociadoras con aquellos proveedores que hayan ofertado las condiciones más favorables, hasta alcanzar el acuerdo de adjudicación definitivo.
  • Comparar productos equivalentes. Cuando evalúes las ofertas, asegúrate de que se trata de productos equivalentes y si no lo son, tratar de buscar una equivalencia, de manera que la comparación pueda hacerse sobre una base uniforme. Por ejemplo, si hablamos de una compra de cartuchos de tinta, y comparamos entre unos de toner reciclado y otras de marca original, no debemos fijarnos únicamente en el precio del cartucho, sino en el número de copias que se imprimen con cada uno de ellos y evaluar de esta forma en precio unitario de cada una de ellas.
  • Centralización de las compras.  Si negociamos conjuntamente nuestras necesidades totales de un determinado artículo o servicio, incrementaremos volumen, reduciremos recursos y aumentaremos nuestro poder de negociación frente a nuestro proveedor.
  • Concentración de compras. Es muy importante determinar la necesidades globales de un determinado producto ya que de esta forma, podríamos incrementar el volumen y obtener mejores condiciones y analizar la oferta de manera global. Tendría poco sentido, por ejemplo, si necesitamos bolígrafos y carpeta, realizar pequeños pedidos a varios proveedores.
  • Disgregación de compras. Por otro lado, si se cuenta con varios proveedores, se reduce la dependencia de la única fuente y se balancea el riesgo. Esto tambíen nos ayuda a evitar quedarnos colgados, en caso de que el proveedor tenga algún problema (rotura de stock, dificultades financieras, quiebra,…).
  • Servicio post-venta. El servicio postventa se ha convertido en un factor clave para incrementar la fidelidad y retención de clientes en un tiempo caracterizado, precisamente, por la infidelidad de éstos.  Así, si a nosotros nos evalúan por la calidad de nuestro servicio una vez una compra ha llegado a su fin, lo mismo deberemos hacer en relación con nuestros proveedores. Preguntas del tipo ¿quién nos va a atender? ¿cuánto nos va a costar? ¿cuánto tiempo tardarán en resolvernos el problema? deberán en el contrato de compra y siempre dejarlas por escrito.
  • Test de proveedor. Olvida la tradición de comprar -donde siempre-. Hay empresas que se actualizan y empresas que permanecen en su zona de confort precisamente porque muchos clientes son reacios a cambiar de proveedor. Y aunque sin duda, la confianza en un factor a tener en cuenta a la hora de valorar una oferta, ¿Porqué no probamos otros nuevos? Desviar un porcentaje de nuestras compras de un determinado producto a un proveedor nos puede aportar nuevos datos sobre su forma de trabajar, y hacer a su vez que el antiguo proveedor “se ponga las pilas”.

Estamos en la época del cliente, principio y final del proceso comercial. Clic para tuitear

La mejora manera de valorar objetivamente a nuestros proveedores es hacer una homologación y una ponderación absolutamente objetiva, que comentaremos en futuros artículos.