Cómo organizar reuniones de trabajo exitosas

equipLas reuniones de trabajo son en muchos casos muy necesarias y un mecanismo de comunicación, interacción y toma de decisiones muy eficiente, pero a veces podemos caer en la trampa de convertirlas en herramientas improductivas. Las reuniones de trabajo deben cumplir el papel para lo que han sido hechas: informar al equipo de lo que está ocurriendo en la empresa o los objetivos que se piensan concretar para revertir situaciones adversas. Sin embargo, en muchas ocasiones, acaban convirtiéndose en una rutina tanto para quien la ha organizado, como para quienes deben asistir. A continuación, detallamos algunos pasos que se deben tener presentes si se pretende organizar reuniones de trabajo exitosas, dinámica y precisa:

  1. Establecer una agenda. Cada reunión debe tener un objetivo claro.  Incluirlo en la invitación, junto con los temas a tratar, quiénes y por qué deben participar, la duración estimada y el lugar del encuentro. Si es posible, establece también quién conducirá la reunión.  Las herramientas como el Microsoft Outlook y el Calendario de Gmail o otras herramientas senzillas facilitarán la coordinación y la confirmación de asistencia.
  2. Exigir(se) puntualidad. Comenzar a tiempo y con todos los invitados presentes asegura el aprovechamiento de los recursos personales y de la decisión. Insistir en la puntualidad, hará que sea posible discutir los temas agendados, sin extender demasiado la reunión (lo ideal es que éstas no superen los 45 minutos de duración). Según los especialistas, los horarios recomendados para llevar a cabo la cita son a las 9:00 horas, cuando el día recién comienza, o después de comer, a eso de las 15:00 horas.
  3. Acotar los temas según lo agendado. Distracciones, conversaciones personales, interrupciones, cansancio y otros factores pueden conspirar en contra de la eficiencia. El conductor de la reunión tiene que asegurar el cumplimiento de la agenda, administrar los tiempos y las intervenciones y orientar al grupo hacia los objetivos planteados. El expositor debe ser capaz de identificar cuando la discusión se está desviando a otro punto, y ser lo suficientemente sutil y elegante como para dar a entender que lo que se está conversando no es el punto, y así volver al eje de la reunión (acta del día).
  4. La risa enriquece las reuniones de trabajo. Las reuniones divertidas conducen a una mejor comunicación y a nuevas ideas. Es absolutamente necesario manejar las reuniones con una pequeña cuota de humor o rompehielos que distiendan el ambiente. Un buen expositor sabe identificar cuándo la audiencia necesita relajarse un poco, distenderse, concentrarse, cuando se sienten incómodos, y cuándo es el momento de hacer un break.
  5. Evitar los monólogos. El objetivo de las reuniones no es solo fijar objetivos, tareas y metas por cumplir, sino que hay que escuchar a los trabajadores para que aporten sus dudas, ideas y medios para conseguirlas. En este tipo de comité se debe incentivar la participación de los implicados para que no se convierta en una reunión unidireccional del jefe a sus empleados, sino que el enfoque sea interactivo y participativo para todos. Eso no es fácil en un principio, ya que los empleados muchas veces no están acostumbrados a dar su opinión ni a participar en las decisiones.
  6. Acta o recordatorio de tareas. Las reuniones son un medio para resolver problemas, encontrar puntos en común y trazar estrategias para el futuro. De esta forma, su objetivo no concluye con el fin del encuentro. Es necesario que el coordinador se asegure de que se comunique lo tratado y se cumplan las tareas asignadas, para lo que una minuta o síntesis de la reunión es la herramienta indicada.

Una empresa con una comunicación eficiente mejorará su rendimiento y productividad.