Reuniones productivas… no son dos palabras que suelen aparecer juntas en una misma frase, seamos sinceros, la mayoría de las veces se comportan como antónimos.

Lo cierto es, que las reuniones son un elemento fundamental en toda organización y el 60% de las veces son las responsables del éxito o fracaso de cualquier iniciativa en la que se esté trabajando.

Desde un stakeholder, project manager, scrum master, product manager, product owner todos tienen algo en común: su principal herramienta para que un equipo tenga éxito en un proyecto es la comunicación e irónicamente esta se da en reuniones que deben ser constantes, de esta manera, se puede tener feedback de una entrega, estado de un proyecto y hasta plantear estrategias para mejorar cualquier proceso o tarea.

Entonces, ¿cómo lograr que ese momento tan tedioso se transforme en algo productivo?

Para averiguar si en tu organización sabéis organizar reuniones eficaces deberías preguntarte:

• ¿Tengo siempre claro el objetivo de las reuniones a las que asisto?
• ¿Empiezan y acaban a la hora planeada?
• ¿Se tratan todos los temas previstos o se va saltando de una conversación a otra sin ningún orden?
• ¿Definimos una lista de acciones y un calendario de ejecución?
• ¿Después de la reunión se puede hacer un seguimiento de las decisiones tomadas?

Si puedes contestar positivamente a muy pocas de estas preguntas es que no optimizáis las reuniones, por lo que deberíais implementar un proceso para mejorar este problema. Para ello te aconsejamos que sigas estos puntos en el momento de preparar cualquier reunión.

La preparación para tener reuniones eficaces.

1. Definir el objetivo de la reunión y los temas a tratar.
2. A quien convocar. Sólo debes convocar a las personas directamente involucradas en uno de los temas a tratar. De hecho, cada uno de los asistentes debería ser responsable de intervenir en un punto de la reunión. Nadie debería ir de «oyente».
3. Calcular la duración de la reunión. Para que una reunión sea eficaz, no debería exceder de una hora y media. Más allá de este tiempo, la atención y participación de los asistentes irá decreciendo. Es importante definir los tiempos de intervención de cada asistente para calcular bien el tiempo necesario de reunión y respetarlo.
4. Reservar tiempo para ruegos y preguntas al final.
5. Adjuntar la documentación necesaria a la convocatoria. Para evitar enviar documentos y acabar teniendo varias versiones de un mismo documento, asegúrate de que el material necesario esté siempre a disposición de quien lo necesite. Puedes ayudarte de herramientas en la nube (cloud) como por ejemplo: Google Docs, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, Evernote o iCloud.
6. Enviar la convocatoria una semana antes de la reunión como mínimo.
7. Preparar el espacio. Asegúrate de pedir todo el material necesario (cañon, wifi etc.) para que los asistentes puedan llevar a cabo su intervención, y no perder tiempo durante la reunión.
8. El desarrollo. Para que una reunión sea eficaz, es fundamental que haya un moderador que vele por su buen desarrollo. Tiene que empezar por leer el orden del día (el acta). Tal vez, algunos de los asistentes quiera cambiar algo y es el momento de saberlo. El moderador debe asegurase que durante la reunión se siga el orden día y se respete el tiempo asignado a cada intervención, así como la duración acordada.
9. El cierre. Es la fase más importante. Es el momento de definir acciones, los responsables de cada una de ellas y los plazos de ejecución (todo ello deberá constar claramente en el acta).
10. El acta. Se debe designar alguien para tomar nota; alguien que la redacte. Asimismo, todos los asistentes deberían tomar nota durante una reunión, apuntar las tareas que tiene asignadas para que, una vez finalizada, puedan planificar la ejecución de las mismas.

¿Y a ti, se te ocurre algún consejo para mejorar la dinámica de una reunión?