En los tiempos en los que nos encontramos a muchos nos toca darle un giro a nuestra organización. El mercado en poco tiempo ha cambiado mucho y ahora tenemos que dar mucho más valor a nuestro producto o servicio. Lo siento, pero como ya sabéis ya no vale el “siempre lo hemos hecho así”, no nos queda más remedio que cambiar nuestra manera de hacer las cosas.
En estos últimos tiempos, una de las frases que más nos hemos cansado de oír es que la empresa debe ser más competitiva. El desafío de reducir costes fijos de la empresa es el primer paso, aunque la efectividad de cada una de las acciones es uno de los aspectos que no debemos olvidar. Hacer más en menos es la máxima que toda organización debe tener cómo objetivo. Por eso, os queremos detallar varios aspectos que van a permitir mejorar la productividad de la empresa de forma sencilla. Veamos como. Seguir leyendo «Aspectos que van a permitir mejorar la productividad de la empresa»
Cuando hacer las cosas bien no es suficiente, necesitamos convertir la mejora de procesos en un lema diario para todos los trabajadores de la empresa. Para ello necesitamos conocer técnicas que nos ayuden a realizar esta tarea de manera más sistemática para que, por un lado tengamos mejores resultados y, por otro, no nos dispersemos con las urgencias de un día a día caótico. Seguir leyendo «La mejora de procesos: un pilar en la gestión de la empresa»
La estructura organizativa es una disposición intencional de roles, en la que cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible. La finalidad de una estructura organizativa es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación y la mejora de procesos. Seguir leyendo «La estructura organizativa»
El cambio, la innovación, la calidad, el conocimiento e incluso la creatividad no son conceptos nuevos en el marco del desarrollo de cualquier organización. En el ámbito de la empresa, y además, en el de la sociedad, se han desarrollado un sinfín de modelos teóricos destinados a hacer frente a una situación cada vez más compleja y diversa, con el objetivo de mejorar, en definitiva, el funcionamiento de las organizaciones. Seguir leyendo «Sin una gestión del cambio correcta, tu empresa peligra.»
Incluso aquellos que trabajan un día al
año necesitan organizarse como es debido.
Imagínate si trabajas todo el año.
PLANIFICA EL NUEVO AÑO
Este artículo va dedicado a aquellas personas que ocupan un cargo importante en sus Organizaciones y que su función se basa en la Gestión de las mismas: Gerentes, Responsables de Departamento, Jefes de Equipo, etc.
Simplemente os quiero lanzar una pregunta al vuelo: ¿Gestionáis realmente vuestras empresas? ¿O os dedicas a divagar?
Puede parecer una pregunta un tanto extraña pero es que el hecho de divagar es una actitud totalmente humana, es una manera de hacer las cosas sin ningún objetivo fijo. El problema es que se hacen cosas y cosas y las horas van pasando sin ningún sentido. Aunque sea una actitud muy común no quita que sea una actitud un tanto cobarde. Me voy a explicar, divagar representa no tomar decisiones sobre tus acciones o sobre tus objetivos y dejar que los factores externos marquen tu destino.
Divagar no quiere decir no hacer nada, pues hay personas que trabajan realmente muchísimo, pero no emplean su esfuerzo en aquellas tareas que son productivas. ¿Os suena este concepto? Nos sentimos muy cómodos divagando, ya que las circunstancias nos llevan y entre una cosa y otra no hemos de tomar ninguna decisión, tarea que normalmente se nos hace cuesta arriba.
¿Cómo sé si divago?
• Los correos y las llamadas dirigen todas mis acciones
• El cliente gestiona totalmente mi agenda
• No tengo una planificación de mis tareas. No están ordenadas por prioridades
• Las urgencias marcan el ritmo de mi trabajo
• Pienso únicamente en las tareas de hoy
Hay personas en la empresa cuya función es dar atención al cliente, actuar sobre urgencias o bien realizar trámites puramente administrativos, el Gerente nunca debe realizar estas tareas (aunque se sienta bien realizándolas) es una irresponsabilidad por su parte. Me explico:
El Gerente tiene que Gestionar. ¿Cómo sé si Gestiono?
• Soy analítico: Tomo las decisiones basándome en datos objetivos, en datos contrastados.
• No trabajo con hipótesis: No tomo decisiones “porque creo que no voy a conseguirlo” o bien “porque me parece que no lo podremos hacer”. Dejemos de hablar con hipótesis, pongamos luz a nuestras dudas y aclaremos las situaciones.
• Soy concreto: Comunico bien las acciones a tomar y velo para que todo el mundo concrete las acciones. Es decir, siempre tiene que quedar claro qué es lo que vamos a hacer, quien lo tiene que hacer, cómo se tiene que hacer y cuando. Muchas veces los proyectos fracasan porque no se ha concretado y se ha dejado todo a expensas de la improvisación.
• Mis tareas tienen Valor: Como persona importante en la empresa no proporciono valor archivando los papeles, atendiendo las urgencias, perdiendo el tiempo en temas que no me corresponden porque simplemente ya hay un responsable que se encarga de ello. Las tareas que aportan valor a un gerente son aquellas que tienen una influencia directa en el resultado económico de la empresa. Todo aquello que vaya encaminado a aumentar los beneficios de la empresa tiene mucho valor.
Por ejemplo: La toma de decisiones en precios, negociar con proveedores, mejorar la productividad, conseguir nuevos contratos o clientes, etc.
• Planifico mis tareas: Decido las tareas que voy a hacer, están ordenadas por prioridades. Somos organizados, damos ejemplo al resto del equipo de cómo se debe planificar, cumplimos siempre los tiempos.
Si dedicamos todo nuestro tiempo en Gestionar, ¿la empresa irá mejor? ¿Nuestra satisfacción aumentará?
¡Dejar de Divagar y poneros a Gestionar!
www.pro-optim.com
Explicación entorno
Empresa que se dedica a dar servicio a otras empresas o bien a particulares
La Antigüedad de la Empresa es de 15 años
El fundador es una persona con buenos conocimientos técnicos pero carece de algunos conocimientos de Gestión
Tiene un tamaño de 8 a 15 trabajadores
Problemas detectados
No existe una metodología clara de trabajo, ni Dirección ni el Equipo trabajan con cierta planificación. Gestionan según los inputs que reciben del cliente y no según sus necesidades reales
Falta de información objetiva para tomar decisiones, la gestión se basa en sensaciones no en datos numéricos
Los costes se calculan de una manera aproximada, las ofertas, presupuestos y escandallos de producto se hacen no teniendo en cuenta datos relevantes.
Se quieren realizar cambios, la empresa lo necesita, pero no se sabe qué camino tomar
La persona que ocupa la gerencia se encarga de todas las tareas “importantes”, no delega las tareas a su equipo y por tanto el equipo no es autónomo. La empresa depende al 100% de la persona que ocupa la dirección (fundador)
Metodología
Mapa de Procesos: Implantar un Mapa de Procesos nos ayuda a entender los procesos internos de la empresa y poder detectar aquellos puntos críticos gracias a una visión externa.
Análisis de la Situación: Numéricamente se valorará la situación actual de la empresa, tanto la situación económica, como comercial, como productiva.
Implantación Indicadores: Para entender y hacer un seguimiento del estado de la empresa implantamos indicadores. Estos indicadores son valores que nos dan numéricamente la situación en la que nos encontramos. Se realiza un cuadro de indicadores que de manera visual se puede ver el estado de cada una de las áreas.
Control de Costes: Para calcular cualquier presupuesto calcularemos de una manera objetivo los costes de nuestros productos, aplicando los costes de la mano de obra (si tiene), los costes del material y los costes de estructura de la empresa. Así quedará reflejado perfectamente cuál es el margen comercial que queda neto para la empresa.
Gestión del Tiempo: Analizar aquellas tareas que son de alto rendimiento y las que son de bajo rendimiento. Centrarse en mejorar la productividad del equipo y de Dirección implantando Metodologías de Trabajo y priorizando las tareas.
Planificación de las Tareas: Planificaremos todas las tareas para podernos avanzar a las situaciones, no siempre improvisar una posible solución a un imprevisto. Es decir, planificaremos los proyectos, los cobros, los pagos, las acciones comerciales, las entregas, etc.
Plan Estratégico: Con todos los datos anteriores y la empresa trabajando de una manera controlada, implantamos el Plan Estratégico para los próximos años. Éste nos ayudará a marcar el camino a seguir y a perseguir todos los objetivos que hemos de conseguir para llegar a nuestra meta.
Solución y resultados
Gracias a la mejora de los puntos críticos se ha aumentado la productividad de Dirección y del Equipo. Se trabaja con más autonomía y centrándose en aquellas tareas que son prioritarias.
De una manera fácil y sencilla, gracias a los Indicadores, podemos ver y controlar el estado de la empresa. Conocemos exactamente los beneficios que obtenemos, el rendimiento del equipo, los costes fijos, el margen neto de los productos, etc..Podemos tomar decisiones y realizar un plan de acción porque sabemos REALMENTE como está la empresa.
Aprendemos a dar tareas importantes a nuestro equipo, porque cada vez confíanos más en él, ya que está cada vez más preparado. Planificamos las tareas y les damos la información necesaria para trabajar con autonomía, esto hace que el equipo trabaje motivado y que mejoremos el rendimiento.
Hay un Plan Estratégico marcado para los 3 años siguientes, cada área tiene unos objetivos que están enfocados a un mismo objetivo de la empresa. “Todo el mundo rema hacía el mismo sentido”.
Explicación entorno
Empresa fabricante de producto derivado del metal.
Empresa familiar con más de 50 años de antigüedad
20 trabajadores
Posicionada con un producto especifico y hecho a medida
Problemas detectados
No hay una persona que se encargue específicamente del Departamento de Operaciones (Compras, Planificación, Producción y Logística).
Se trabaja sin control de la Producción ni Planificación de ésta.
Como la gran mayoría de empresa industriales pequeñas no se conocen los costes de cada uno de los productos fabricados, no hay escandallos. Por tanto no se conoce los tiempos de ciclo de producción, ni la capacidad productiva real.
No hay una política de aprovisionamiento siguiendo un plan maestro.
Las compras se realizan sin medir el nivel de servicio. No existe una persona que gestione de forma clara y siguiendo una política un departamento tan importante como las Compras.
Metodología
Organización de RRHH y sus funciones, formación de una persona interna de la empresa para que gestione las compras y el aprovisionamiento según lo establecido en el proyecto. Se nombra una persona responsable de ejecutar y controlar el plan de fabricación, se forma durante la duración de todo el proyecto.
Evaluación del nivel de compra, y implantar un procedimiento de homologación de proveedores. Sistema de control del nivel de compra.
Métodos y tiempos – Cálculo de los costes productivos: Se realiza los escandallos de cada uno de los productos para ver los costes de fabricación y establecer los ritmos de trabajo.
Formación: A todas las personas involucradas en el proyecto se realiza una formación personalizada sobre métodos de aprovisionamiento, planificación y control de la producción.
Mejora continua: Desde el primer instante en la implantación del proyecto se establece un método para mejorar los puntos críticos y analizar las causas y dar soluciones definitivas. Se trabaja para que la empresa evolucione día a día en cualquier área que trata el proyecto.
Evaluación del valor añadido: En todo el proceso operativo se analiza las que aportan realmente valor añadido, se suprime todas aquellas operaciones que crean desperdicio.
Subcontratación de productos y procesos: Se buscan alternativas de subcontratación a todos aquellos procesos productivos que no aportan valor al producto. Para ello se busca un buen proveedor que se ajuste a las necesidades reales de la empresa tanto organizativa como económica. Y así, nos podemos centrar en aquellos procesos que verdaderamente aportan valor a nuestro producto.
El consultor realiza una implantación integral de todas estas tareas, siendo durante todo el periodo de implantación el responsable en funciones de las áreas de operaciones. Responsabilizándose en todo momento de los resultados obtenidos.
Solución y resultados
Hay un responsable del Departamento de Compras, que una de sus principales tareas es seguir el plan maestro y buscar el ahorro en la compra de materia prima. Se consigue una reducción del coste de compra de un 16%.
Existe un responsable, que se encarga de controlar en todo momento la producción y seguir el plan de trabajo a conciencia.
Surge un cambio cultural por parte de todos los empleados, enfocado a la planificación de las tareas, a la objetividad de resultados y a la calidad del procesos operativo.
Se conoce al 100% todos los costes productivos de los productos fabricados. Se entrega todos los escandallos de una forma dinámica para que se vayan actualizando.
Existe una implantación total de una planificación de la producción, donde la improvisación queda totalmente anulada por la fiabilidad. Consiguiendo un 98% de cumplimiento de plazos de entrega.
Se conoce el ritmo de trabajo, la capacidad productiva de la fábrica así como todos los puntos críticos.
Gracias a todos los datos recogidos, se implanta un sistema de soluciones técnicas y organizativas dentro del proceso productivo, consiguiendo una reducción del coste del producto entre un 18-21%.
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