El propósito principal del Seiton (Orden) es ubicar los elementos necesarios en sitios concretos donde se puedan encontrar fácilmente para su uso y nuevamente retornarlos al correspondiente sitio. Las metodologías utilizadas en Seiton facilitan su codificación, identificación y ubicación de áreas para facilitar su conservación en un mismo sitio durante el tiempo y en perfectas condiciones.
Desde el punto de vista de la aplicación del Orden esta «S» tiene como propósito que «cada cosa tenga un sitio, y un sitio para cada cosa», es decir deberemos decidir dónde tiene que ir todos los objetos de mi área, ubicarlos y identificar la ubicación claramente con fotos del objeto o un cartel con su nombre. Esta S lo que pretende es mejorar el ambiente de trabajo y la productividad gracias a que todo se encuentra a simple vista y de una manera ágil.
La segunda de las 5S se puede aplicar fácilmente en cualquier sector, como en oficinas, Seiton tiene como propósito facilitar los archivos y la búsqueda de documentos, mejorar el control visual de las carpetas y la eliminación de la pérdida de tiempo de acceso a la información. El orden en el disco duro de un ordenador se puede mejorar si se aplican los conceptos Seiton al manejo de archivos.
Justificación de la implantación del ORDEN (2ªS)
El no aplicar el Seiton en el sitio de trabajo conduce a los siguientes problemas:
- Incremento del número de movimientos innecesarios. El tiempo de acceso a un elemento para su utilización se incrementa.
- Se puede perder el tiempo de varias personas que buscan elementos para realizar un trabajo. No sabemos donde se encuentra el elemento y la persona que conoce su ubicación no se encuentra. Esto indica que falta una buena identificación de los elementos.
- El desorden no permite controlar visualmente los stocks en proceso y de materiales de oficina.
- Errores en la manipulación de productos. Se alimenta la máquina con materiales defectuosos no previstos para el tipo de proceso. Esto conduce a defectos, pérdida de tiempo, crisis del personal y un efecto final de pérdida de tiempo y dinero.
- La falta de identificación de lugares inseguros o zonas del equipo de alto riesgo puede conducir a accidentes y pérdida de moral en el trabajo.
¿Cómo implantar el ORDEN (2ªS)?
La implantación del Seiton requiere la aplicación de métodos simples y desarrollados por los trabajadores. Los métodos más utilizados son:
- Definir un nombre, código o color para cada clase de artículo.
- Determinar la cantidad exacta que debe haber de cada artículo.
- Decidir donde guardar las cosas tomando en cuenta la frecuencia de su uso.
- Crear los medios para asegurar que cada artículo regrese a su lugar.
- Colocar las cosas útiles por orden según criterios de: Seguridad / Calidad / Eficacia. Seguridad: Que no se puedan caer, que no se puedan mover, que no estorben. Calidad: Que no se oxiden, que no se golpeen, que no se puedan mezclar, que no se deterioren. Eficacia: Minimizar el tiempo perdido.
Para la implantación recomendamos empezar por ubicar y identificar de más grande a más pequeño. Es decir, empezaremos a identificar zonas de trabajo (Almacén, Fábrica, Oficinas), luego identificaremos zonas concretas (Mantenimiento, almacén, Zona de Recepción), seguiremos por la maquinaria o equipos (Maquina UV32, Empaquetadora, Zona de Pallets) y acabaremos identificando cosas concretas y herramientas (precinto, transpallet, cubos de basura, llave inglesa, etc…)
El Orden es la esencia de la estandarización, un sitio de trabajo debe estar completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarización. «Todo funciona cuando todo está en su sitio»