El objetivo de toda empresa debe ser evolucionar, y para ello debe diferenciarse de la competencia construyendo una ventaja competitiva a largo plazo que satisfaga a sus clientes y asegure su supervivencia. En la práctica, las empresas tienen pocos elementos realmente diferenciadores. Casi todos sus activos están disponibles en el mercado pudiendo comprarlos cualquier empresa del sector. Sin embargo el conocimiento es el único activo que no se encuentra en el mercado y, por lo tanto, tiene un valor muy elevado y sin duda puede ser un elemento muy diferenciador. El Manual Operativo es el documento que les permite hacer tangible y transmisible su conocimiento, por lo que, para cualquier empresa, resulta una herramienta fundamental.
A la hora de plantearte la necesidad de elaborar este manual sólo hace falta hacerse una simple pregunta. ¿Qué sucede cuando no existen guías en las organizaciones? La respuesta más probable es: un caos. La mayoría de las empresas altamente exitosas necesitan un manual por área y puesto, que les permita orientar a sus trabajadores y líderes, tanto en metodología como en objetivos.
¿Por qué necesito un manual de operaciones?
Existen grandes ventajas organizativas que te proporciona el disponer de este tipo de manual:
- Ayuda a la incorporación de nuevas personas de una manera más ágil
Este proceso se efectúa antes de iniciar el trabajo para el cual ha sido contratado, evitando así los tiempos y costos que se pierden tratando de averiguar por sí mismos, en qué empresa ha entrado a trabajar, qué objetivos tiene, quién es quien, a quién recurrir para solucionar un problema, cuáles son las actitudes no toleradas y que funciones se esperan en el desempeño diario.
El Manual debe ayudar a las personas que llegan a nuestra organización.
- Fijamos los conocimientos del día a día (know-how)
Estos manuales suelen ser grandes instrumentos operativos para el desempeño rutinario de los empleados o colaboradores. Son guías del día a día.
El desempeño en el trabajo es el rendimiento de una persona en un trabajo, algo que con frecuencia es difícil de medir. Los esfuerzos de un gerente para mejorar el desempeño en el trabajo de los trabajadores con frecuencia se ven obstaculizados por el hecho de que puede ser difícil ver lo que hace un empleado a diario en su puesto de trabajo.
Escribir lo que se hace nos ayuda a valorar si el trabajo que se hace es el correcto o no. Y sobretodo nos ayuda a fijar conceptos que utilizamos el día a día y muchas veces no se da importancia.
El hecho de disponer del conocimiento y funcionamiento por escrito hace que estemos más preparados para solventar situaciones no planificadas como bajas, vacaciones, cambios en la organización etc. Mientras todo este escrito cualquier persona pasa a ser menos imprescindible.
- Delimita la relación entre áreas
Es un gran catalizador de capacidades. Suelen delimitar la operatividad y relación profesional con las otras áreas que componen a las empresas. Pueden especificar cómo ayudar, cuándo acudir y con quién hacerlo. Una descripción de puesto es un documento conciso de información objetiva que identifica la tarea por cumplir y la responsabilidad que implica el puesto. Además bosqueja la relación entre el puesto y otros puestos en la organización, los requisitos para cumplir el trabajo y su frecuencia o ámbito de ejecución.
Al final el Manual Operativo no deja de se un Manual de Procedimientos estructurados por áreas según nuestro Mapa de Procesos establecido.
- Especifica desempeño y personalidad
Estos documentos pueden ayudar a tener una coordinación adecuada de actividades, pero también suelen especificar lo que el trabajador necesita para saber exactamente que se debe hacer en el puesto asignado.
Cuando no se cuenta con un procedimiento, simplemente puedes decir que se haga de una u otra forma, sin embargo, al carecer de un documento donde se aterrice o especifique el cómo hacerlo qué, las personas suelen actuar a su entendimiento y conveniencia, lo que no garantiza que esto sea a beneficio de la empresa.
Para cualquier empresa que quiera estar tranquila y trabajar de una manera organizada y productiva necesita un Manual Operativo.
