La empresa es una gran red de procesos, está compuesta por numerosos procesos, los cuales conforman el grueso del funcionamiento de la empresa y la operativa diaria de cada uno de los trabajadores. Cuando hablamos de procesos nos referimos a aquellas tareas o acciones que tienen un objetivo claro y definido.

Existen muchos tipos de procesos y también muchas maneras de clasificarlos. En este artículo quiero exponer dos de estas clasificaciones:

Procesos según su importancia para la empresa

La primera manera de clasificar los procesos se rige según la importancia que tiene aquella tarea para la empresa. Por tanto podemos separar todos los procesos o tareas de la empresa como:

• Procesos Operativos: Son aquellos procesos que tienen contacto con el cliente. Lo que se haga en esas tareas beneficiará o perjudicará directa o indirectamente al cliente. Son aquellos procesos que suponen el núcleo de la organización y que permiten realizar la actividad de la empresa.
  • Compras (Pedidos)
  • Planificación
  • Fabricación
  • Distribución
  • Facturación
• Procesos Estratégicos: Son aquellas tareas que ayudan a analizar y satisfacer las  necesidades que tiene Dirección a la hora de  tomar las decisiones estratégicas:
  • I + D
  • Atención al Cliente
  • Gestión de la Calidad
  • RRHH
• Procesos de Apoyo: Proveen a la organización y a los procesos operativos los recursos necesarios para realizar su normal funcionamiento:
  • Comunicación
  • Compras (Negociación)
  • Contabilidad
  • Marketing

Procesos según el área de acción

La segunda clasificación que quiero tratar está muy relacionada con la primera, y es aquella que clasifica según el área en la que se realiza dicha acción.

En una empresa estándar podemos tener los siguientes procesos, los cuales vienen determinados por su estructura organizativa y el área en que se desarrollan:

• Procesos Administrativos (Contabilizar una factura, entrar un albarán, pagar a un proveedor,…)
• Procesos Comerciales (Realizar una visita, hacer un presupuesto, atender a un cliente,…)
• Procesos de Producción (Fabricar un artículo, planificar la producción, mantener la maquinaria, …)
• Procesos de Compras y Logísticos (recibir un material en el almacén, realizar un pedido a un proveedor, hacer inventario, …)

Procesos de Control de Gestión

Según la estructura de la empresa, esta tendrá unos procesos u otros, pero lo que sí o sí vamos a encontrar en cualquier empresa son los procesos de Control de Gestión. Estos procesos normalmente los debe realizar Gerencia, si es que no hay un departamento exclusivo para ello. Unos ejemplos de Procesos de Control de Gestión son: Revisar indicadores financieros, analizar los resultados comerciales, analizar los márgenes reales, realizar un plan de acción, etc.

Todo esto lo explico porque os recomiendo que listéis todos y cada uno de los procesos de la empresa, que los clasifiquéis de la manera que más os convenga y que hagáis un Mapa de Procesos. Un Mapa es una representación gráfica donde aparecen todos los procesos y la interrelación que tienen con los otros procesos. Esto nos ayudará a ver de una manera visual qué pasa en nuestra empresa. Así podremos tener una visión general de todas las tareas que se realizan y esto nos ayudará a detectar aquellos puntos críticos donde podremos optimizar los procesos y así poder ser más productivos.

Un Mapa es una representación gráfica donde aparecen todos los procesos y la interrelación que tienen con los otros procesos Share on X

Situaciones comunes que se deben eliminar para optimizar los procesos:

• Se duplica una tarea
• Los procesos son revisados constantemente
• El proceso no crea valor ni al producto ni al servicio
• No tiene lógica empresarial que esa tarea la realice la persona de ese departamento
• Para realizar una tarea hay demasiados pasos

Hay numerosas situaciones que nos indican que algo no va bien o que se puede mejorar, ahora solo nos queda tener una visión crítica y analítica.

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