Diariamente, en las empresas, nos enconrtamos con incidencias, problemáticas, etc., que se repiten habitualmente y que, debido a las prisas, el día a día, la presión, o simplemente la comodidad continuamos sin solucionar, y por tanto se vuelven a repetir.
Si solamente actuamos sobre la consecuencia sin llegar a la causa, se repetirá. Podemos estar seguros.
Por mucho que reaccionemos, aunque midamos, analicemos y propongamos acciones, si no definimos el CÓMO se tienen que efectuar las actividades es difícil que todo fluya hasta el objetivo final sin incidencias.
Definición de proceso óptimo
En este sentido, una herramienta laboriosa per muy efectiva es la definición del proceso optimo. En esencia, consiste en recoger todas las actividades de una empresa y definir como tendrían que desarrollarse de manera fácil y adecuada (sin incidencias ni roturas de proceso). Si, puede parecer utópico, pero es aplicable. Incluye todo el proceso, desde la fase de oferta por parte de comercial hasta la gestión financiera de cobros y pagos. En cada una de ellas identificar:
- Cuál es la actividad, Que se hace.
- Quien es el propietario de la actividad
- Que áreas de la empresa participan
- Cuáles son las responsabilidades
- Cuáles son las incidencias que pueden aparecer ( o que ya sabemos que han aparecido)
- Cuáles son los puntos de fricción entre los participantes en la actividad
- Conclusiones y acciones ante las incidencias y los puntos de fricción, indicándolas claramente y el responsable de cada una de ellas.
- Fundamental: evaluar las incidencias y puntos de fricción por su importancia y/o relevancia en las acciones posteriores. Priorizar por gravedad.
Operativa para definir un proceso óptimo
- Recoger con los responsables de cada área la información necesaria de cada actividad, responsable, incidencias, puntos de fricción.
- Consensuar con los participantes en cada actividad las acciones/recomendaciones para evitar los fallos.
- Traspasar al resto de los equipos el cuadro final, que puede ser tanto en formato tabla como diagrama.
- Una vez definido no es un documento inamovible, debemos estar dispuestos a que cualquier componente del equipo, por muy básica que sea su función, nos pueda proporcionar ayuda e información para que el proceso sea más optimo todavía. Es fundamental que todo el equipo se sienta participe, además de tener que cumplirlo.
Autor: Albert Royo – Consultor de Organización y Operaciones