Explicación entorno
Empresa dedicada al servicio de nuevas aplicaciones tecnológicas
Empresa joven con menos de 10 años de antigüedad
10 trabajadores
Producto y servicio completamente a medida según las necesidades del cliente
Problemas detectados
No están definidas las funciones de las personas que forman parte de la empresa.
Se desconocen los costes de los productos dados y de los servicios prestados
No hay una planificación de las tareas, la improvisación se emplea con demasiada frecuencia.
Existe una persona que toma todas las decisiones, sean de la importancia que sean, debido a que los trabajadores no tienen autonomía.
Cada persona realiza las tareas según su criterio, no están estandarizados los procesos ni existe un manual operativo.
Existen incidencias cuando el producto/proyecto se da por acabado, en numerosas veces se tiene que rectificar produciendo elevados costes de no calidad.
Metodología
Organización de RRHH y sus funciones, se definen las funciones y las responsabilidades de todas las personas de la empresa.
Estandarización de los procesos, se realiza un mapa de procesos de la operativa diaria de la empresa y se relacionan estas tareas con las funciones de cada una de las personas. Se crea un manual operativo formado por los procedimientos de todas estas tareas, definiendo todo lo que sea necesario para trabajar con total autonomía y según la política que ha tomado dirección.
Implantación del manual operativo, una vez realizado el manual operativo se realizan auditorias de eficiencia, para ver que todo el mundo este realizando las tareas según como se indica en el manual. El manual operativo es una parte dinámica que se ha de ir cambiando según las decisiones que se toman.
Planificación y control de la producción, se diseña un sistema de planificación y control de las tareas. Así en todo momento se lleva un control de la realización del proyecto y de los costes imputados a este. Se realiza una implementación de un ERP propio para gestionar estas tareas.
Implantación 5S, se elimina todo aquello que no es necesario en la oficina, se implanta la metodología de las 5S, consiguiendo un entorno de trabajo más confortable y organizado.
Formación, se realiza un plan de formación continua para todas las personas involucradas en el proyecto. Formación sobre las 5S y la estandarización de procesos y normas de Gestión de la calidad (ISO 9001/2000).
Solución y resultados
Obtenemos un organigrama perfectamente definido, con todas las funciones y responsabilidad de todas las persona de la empresa.
El mapa de procesos nos da en todo momento una representación gráfica de nuestro negocio, viendo de una manera sencilla aquellos puntos que se deben mejorar o bien redefinir.
Todos los procesos están totalmente definidos, por tanto existe un manual donde todo el mundo puede consultar y este le dará una respuesta de cómo debe actuar.
El 100% de los proyectos se realizan a través de la herramienta de planificación y control, dirección sabe en todo momento las tareas que está realizando cada persona y los costes que le ha de imputar a cada proyecto/producto. Como resultado obtenemos una gran fiabilidad en los plazos de entrega.
La empresa trabaja con planificación y orden, reduciendo casi por completo el número de incidencias y de reclamaciones.