El procés de comunicació d’una empresa és important perquè qualsevol organització funcioni de manera efectiva. Els empleats han de sentir que poden comunicar-se fàcilment amb els membres del seu equip, així com amb els seus responsables perquè això contribueix a la productivitat i els resultats generals.

Segons recents estudis, les empreses amb pràctiques de comunicació interna efectives gaudeixen d’un 47% més de rendiment anual. Les comunicació efectiva no sols afecta als teus ingressos, sinó que també poden augmentar el compromís dels empleats, crear equips més sòlids i millorar la competitivitat de l’empresa.

Les pràctiques de comunicació interna efectives ajuden a augmentar la productivitat, creen un millor lloc de treball i redueixen els conflictes interpersonals.

Claus per a una bona comunicació interna en l’empresa

Les principals claus perquè es dugui a terme una bona comunicació interna eficaç són:

• L’escolta activa. L’escolta activa capta el feedback A més, com hem comentat anteriorment, fomenta que cada treballador se senti compromès i totalment íntegre en l’empresa.
• Planificació estratègica. L’empresa ha de crear estratègies en funció del públic objectiu al qual es dirigeix. Els missatges i els continguts per als empleats no són els mateixos que es creen per als clients o els proveïdors.
• Compromís transversal. Per a aconseguir la implicació de l’equip de base, abans ha d’aconseguir-se la de l’equip directiu de l’empresa. Els líders marquen el camí que la resta segueix. És important disposar de col·laboradors interns que facilitin la comunicació entre els grups de persones que integren l’organització. Tots han de compartir un objectiu comú, una mateixa meta. Els treballadors no sols han de conèixer la missió i la visió de l’empresa, sinó que han de viure els seus valors i sentir-los propis. Fomentar el sentiment d’unitat.
• Transparència i assertivitat. Per a guanyar-se la confiança de tots els treballadors és important que l’empresa es mostri totalment transparent, i això s’aconsegueix a través de la comunicació dels directius. Els directius han de contar el que passa als seus respectius equips. Així, les persones són conscients de la importància dels seus drets, però també de les seves obligacions, del respecte i de la llibertat individual.

La reputació de l'empresa comença amb la seva comunicació interna. Share on X

• Crear una cultura col·laborativa. La cooperació ha de ser reconeguda. D’aquesta manera, aconseguirà reforçar la confiança i l’autoestima de cada membre del grup. La col·laboració s’aconsegueix a partir de la participació.
• No témer al canvi. En un món de continu avanç, els treballadors han de ser veritables actors del canvi. L’empresa ha de ser flexible i no enrocar-se en patrons conservadors que limitin la innovació.
• Incloure l’estratègia de comunicació interna en els programes de l’empresa. L’estratègia de comunicació interna ha d’estar inclosa i adaptada als diferents programes de la corporació: d’acolliment d’empleats, de formació, de voluntariat, etc.
• Optimitzar la tecnologia. L’empresa ha de crear continguts que siguin atractius per als seus treballadors, fàcils d’assimilar i veure. Els vídeos virals o documents multimèdia són bons recursos per a aconseguir-ho.
• Senzillesa i claredat per a aconseguir l’impacte desitjat. Els missatges que llanci l’empresa al seu equip humà han de ser senzills i clars per a no crear dubtes o confusió. Per a això, han de respondre als objectius d’informar, persuadir, recordar, conversar i aportar.

Eines per a millorar la comunicació interna d’una empresa

Existeixen determinades eines que, si les fem servir correctament, contribueixen a millorar la comunicació interna:

Elaborar i difondre un manual corporatiu

És de gran utilitat per als nous empleats. Al principi hi haurà un text de benvinguda i posteriorment trobessin tota la informació rellevant que necessiten manejar per a desenvolupar la seva activitat professional: els objectius de l’empresa, l’organigrama d’una empresa, els procediments bàsics, les normes internes, els valors de l’entitat o recursos.

Si està redactat correctament i amb tots els detalls fonamentals, el treballador serà eficaç des de, pràcticament, el primer dia de la seva incorporació. A més, en sentir-se integrat i informat la seva adaptació serà més ràpida.

Creació de nous canals de comunicació

En l’era tecnològica que vivim resulta més eficaç usar canals de comunicació interna que estimulin als treballadors. Crear una revista interna, per exemple, per a plasmar de manera amena tota la informació d’actualitat sobre la corporació, és una manera dinàmica d’arribar a tots els empleats.

La revista no és l’única eina d’aquest tipus. També poden funcionar bé les newsletters, els vídeos a través d’un canal de youtube intern, canals de televisió propis en la intranet, etcètera.

Bústia de suggeriments

La comunicació interna, perquè realment funcioni, ha de ser bidireccional i basar-se en el respecte i la confiança. No obstant això, hi haurà temes delicats en els quals l’empleat no vulgui donar a conèixer la seva identitat o expressar una opinió concreta pel recel a no ser entès. Això se soluciona amb la col·locació d’una bústia de suggeriments.

L’empresa no pot permetre’s perdre bones idees o iniciatives pel fet que l’empleat tingui por o vergonya. Amb la bústia de suggeriments es poden recollir, de manera anònima, les inquietuds i opinions dels treballadors, sense que es produeixi cap situació incòmoda o sense la por a les represàlies.

Tauler d’anuncis

Per a determinats temes, com a situacions puntuals, urgents o rellevants es pot utilitzar un tauler d’anuncis que tots els membres de l’empresa puguin consultar. L’avantatge és que evitem saturar el correu electrònic dels empleats i, la qual cosa és pitjor encara, que en arribar massa emails amb notícies internes, s’acabin convertint en spam.

Si volem que sigui realment útil, és necessari fomentar la participació dels empleats, posant en marxa alguna iniciativa interessant com a menjars de departaments un determinat dia de la setmana, propostes per a jugar al pàdel després del treball…

Reunions periòdiques

La comunicació corporativa disposa de moltes eines escrites per a fomentar la participació i integració dels empleats, però no és suficient. És fonamental reunir-se físicament, almenys un parell de vegades al mes, per a cohesionar els equips.

Les relacions interpersonals afavoreixen la comunicació i l’empatia. Per això, marcar trobades periòdiques en els quals oferir dades i posar-se al dia, són imprescindibles.

Esdeveniments extraordinaris

Realitzar activitats puntuals anés de l’oficina millora el clima laboral perquè permet als companys i als caps relacionar-se d’una manera més distesa en un ambient menys seriós.

Els tradicionals sopars d’empresa són un dels esdeveniments extraordinaris per antonomàsia, però cada vegada hi ha més empreses, que realitzen altres activitats d’agermanament com a jornades a l’aire lliure, carreres de karts, etcètera.

En definitiva, la comunicació interna continuarà sent una part vital de les estratègies de les empreses a les quals cal dedicar especial atenció per a aconseguir els objectius i aconseguir que l’organització sigui rendible i altament competitiva. Guanyaràs en motivació, integració en els empleats, augment de la productivitat, agilitat, sentiment de pertinença i per tant evitaràs que el talent surti corrent de l’empresa. Com més sàpiguen ells del que passa, millor podran explicar-ho, millor podran treballar per a arribar al necessari i més implicats podran estar.