El proceso de comunicación de una empresa es importante para que cualquier organización funcione de manera efectiva. Los empleados deben sentir que pueden comunicarse fácilmente con los miembros de su equipo, así como con sus responsables porque esto contribuye a la productividad y los resultados generales.

Según recientes estudios, las empresas con prácticas de comunicación interna efectivas disfrutan de un 47% más de rendimiento anual. Las comunicación efectiva no solo afecta a tus ingresos, sino que también pueden aumentar el compromiso de los empleados, crear equipos más sólidos y mejorar la competitividad de la empresa.

Las prácticas de comunicación interna efectivas ayudan a aumentar la productividad, crean un mejor lugar de trabajo y reducen los conflictos interpersonales.

Claves para una buena comunicación interna en la empresa

Las principales claves para que se lleve a cabo una buena comunicación interna eficaz son:

• La escucha activa. La escucha activa capta el feedback  Además, como hemos comentado anteriormente, fomenta que cada trabajador se sienta comprometido y totalmente íntegro en la empresa.
• Planificación estratégica. La empresa ha de crear estrategias en función del público objetivo al que se dirige. Los mensajes y los contenidos para los empleados no son los mismos que se crean para los clientes o los proveedores.
• Compromiso transversal. Para lograr la implicación del equipo de base, antes ha de conseguirse la del equipo directivo de la empresa. Los líderes marcan el camino que el resto sigue. Es importante disponer de colaboradores internos que faciliten la comunicación entre los grupos de personas que integran la organización. Todos han de compartir un objetivo común, una misma meta. Los trabajadores no solo tienen que conocer la misión y la visión de la empresa, sino que tienen que vivir sus valores y sentirlos propios. Fomentar el sentimiento de unidad.
• Transparencia y asertividad. Para ganarse la confianza de todos los trabajadores es importante que la empresa se muestre totalmente transparente, y esto se consigue a través de la comunicación de los directivos. Los directivos han de contar lo que pasa a sus respectivos equipos. Así, las personas son conscientes de la importancia de sus derechos, pero también de sus obligaciones, del respeto y de la libertad individual.

La reputación de la empresa empieza con su comunicación interna. Share on X

• Crear una cultura colaborativa. La cooperación debe ser reconocida. De esta manera, conseguirá reforzar la confianza y la autoestima de cada miembro del grupo. La colaboración se consigue a partir de la participación.
• No temer al cambio. En un mundo de continuo avance, los trabajadores tienen que ser verdaderos actores del cambio. La empresa ha de ser flexible y no enrocarse en patrones conservadores que limiten la innovación.
• Incluir la estrategia de comunicación interna en los programas de la empresa. La estrategia de comunicación interna ha de estar incluida y adaptada a los diferentes programas de la corporación: de acogida de empleados, de formación, de voluntariado, etc.
• Optimizar la tecnología. La empresa ha de crear contenidos que sean atractivos para sus trabajadores, fáciles de asimilar y ver. Los vídeos virales o documentos multimedia son buenos recursos para conseguirlo.
• Sencillez y claridad para conseguir el impacto deseado. Los mensajes que lance la empresa a su equipo humano han de ser sencillos y claros para no crear dudas o confusión. Para ello, han de responder a los objetivos de informar, persuadir, recordar, conversar y aportar.

Herramientas para mejorar la comunicación interna de una empresa

Existen determinadas herramientas que, si las usamos correctamente, contribuyen a mejorar la comunicación interna:

Elaborar y difundir un manual corporativo

Es de gran utilidad para los nuevos empleados. Al principio habrá un texto de bienvenida y posteriormente encontraran toda la información relevante que necesitan manejar para desarrollar su actividad profesional: los objetivos de la empresa, el organigrama de una empresa, los procedimientos básicos, las normas internas, los valores de la entidad o recursos.

Si está redactado correctamente y con todos los detalles fundamentales, el trabajador será eficaz desde, prácticamente, el primer día de su incorporación. Además, al sentirse integrado e informado su adaptación será más rápida.

Creación de nuevos canales de comunicación

En la era tecnológica que vivimos resulta más eficaz usar canales de comunicación interna que estimulen a los trabajadores. Crear una revista interna, por ejemplo, para plasmar de forma amena toda la información de actualidad sobre la corporación, es una manera dinámica de llegar a todos los empleados.

La revista no es la única herramienta de este tipo. También pueden funcionar bien las newsletters, los vídeos a través de un canal de youtube interno, canales de televisión propios en la intranet, etcétera.

Buzón de sugerencias

La comunicación interna, para que realmente funcione, debe ser bidireccional y basarse en el respeto y la confianza. No obstante, habrá temas delicados en los que el empleado no quiera dar a conocer su identidad o expresar una opinión concreta por el recelo a no ser entendido. Esto se soluciona con la colocación de un buzón de sugerencias.

La empresa no puede permitirse perder buenas ideas o iniciativas por el hecho de que el empleado tenga miedo o vergüenza. Con el buzón de sugerencias se pueden recoger, de manera anónima, las inquietudes y opiniones de los trabajadores, sin que se produzca ninguna situación incómoda o sin el miedo a las represalias.

Tablón de anuncios

Para determinados temas, como situaciones puntuales, urgentes o relevantes se puede utilizar un tablón de anuncios que todos los miembros de la empresa puedan consultar. La ventaja es que evitamos saturar el correo electrónico de los empleados y, lo que es peor aún, que al llegar demasiados emails con noticias internas, se acaben convirtiendo en spam.

Si queremos que sea realmente útil, es necesario fomentar la participación de los empleados, poniendo en marcha alguna iniciativa interesante como comidas de departamentos un determinado día de la semana, propuestas para jugar al pádel después del trabajo…

Reuniones periódicas

La comunicación corporativa dispone de muchas herramientas escritas para fomentar la participación e integración de los empleados, pero no es suficiente. Es fundamental reunirse físicamente, al menos un par de veces al mes, para cohesionar los equipos.

Las relaciones interpersonales favorecen la comunicación y la empatía. Por eso, marcar encuentros periódicos en los que ofrecer datos y ponerse al día, son imprescindibles.

Realizar actividades puntuales fuera de la oficina mejora el clima laboral porque permite a los compañeros y a los jefes relacionarse de una manera más distendida en un ambiente menos serio.

Las tradicionales cenas de empresa son uno de los eventos extraordinarios por antonomasia, pero cada vez hay más empresas, que realizan otras actividades de hermanamiento como jornadas al aire libre, carreras de karts, etcétera.

En definitiva, la comunicación interna seguirá siendo una parte vital de las estrategias de las empresas a las que hay que dedicar especial atención para alcanzar los objetivos y conseguir que la organización sea rentable y altamente competitiva.  Vas a ganar en motivación, integración en los empleados, aumento de la productividad, agilidad, sentimiento de pertenencia y por lo tanto evitarás que el talento salga corriendo de la empresa. Cuanto más sepan ellos de lo que pasa, mejor podrán explicarlo, mejor podrán trabajar para llegar a lo necesario y más implicados podrán estar.