Buscar el millor mètode per realitzar el teu treball, en solitari o en equip, i obtenir els millors resultats, no és tasca fàcil. No obstant això, existeixen sistemes molt pràctics com Kanban, que pots adaptar a les teves necessitats diàries.
Productivitat, eficiència, optimització… Són paraules que sonen sovint en la majoria d’empreses, objectius ideals que no sempre s’aconsegueixen per no tenir un bon sistema d’organització o per no aplicar-ho correctament. En aquest sentit, existeixen sistemes d’organització enfocats a treballar en equip. Un dels quals cada vegada tenen més importància però del que se sap encara poc és Kanban, un sistema de treball que proporciona un millor flux de treball en dividir un procés productiu en diverses fases perfectament delimitades.
Kanban, un sistema de treball que proporciona un millor flux de treball en dividir un procés productiu en diverses fases perfectament delimitades Share on X
Què és Kanban? En què consisteix?
L’aplicació del mètode Kanban implica la generació d’un tauler de tasques que permetrà millorar el flux de treball i aconseguir un ritme sostenible, o bé unes fitxes anomenades Targetes Kanban, que ens indiquen de manera molt visual informació clau del procés (Estat, Fase, Necessitat de Material, etc…).
És una tècnica de producció en la qual es donen instruccions de treball a les diferents zones de producció. Instruccions constants que van d’un procés a un altre, i que estan fetes en funció dels requeriments del client. El seu objectiu principal és gestionar de manera general com es van completant tasques. Cada procés produeix només el necessari, prenent el material requerit de l’operació anterior. Una ordre és compleix solament per la necessitat de la següent estació de treball i no es processa material sense ser necessari.
Per implantar aquesta metodologia, haurem de tenir clar els següents aspectes:
- Comença amb el que fas ara: Kanban és un mètode de producció, no un sistema que et diu com fer el teu treball. El teu equip i tu sabeu com fer-ho i Kanban t’ajudarà a decidir si ho esteu fent ben o si cal canviar alguna cosa.
- Accepta el canvi: Kanban aposta per alguna cosa així com “si alguna cosa no funciona, canvia-ho” o “si alguna cosa pot funcionar millor, millora-ho”. Seguint el mètode Kanban, tots els membres de l’equip han d’estar disposats a aplicar canvis constants per millorar les seves rutines de treball, sempre que es faci a poc a poc i amb sentit comú.
- Respecte el procés en curs, els rols i responsabilitats de cadascun: Tant en un projecte de desenvolupament de programari com de qual procés productiu, és imprescindible que cada membre de l’equip sàpiga què ha de fer i quins són les seves funcions. Perquè el mètode Kanban funcioni això ha d’estar clar. No es tracta que tots facin tot, sinó que cada quin sàpiga què fer al moment adequat.
- Lideratge en tots els nivells: Tenir iniciativa i gestionar correctament la teva tasca o al teu equip és un altre element bàsic a tenir en compte. No es tracta de crear sistemes piramidals uns dins d’uns altres sinó que cada subgrup i cada membre tingui clara la seva funció i l’executi correctament.
Beneficis clau del mètode Kanban
- Prevenció de processos innecessaris
Un dels avantatges de Kanban, com a desenvolupament àgil, és que evita processos addicionals que minimitzen la productivitat. Per exemple, disminueix la paperassa innecessària, ja que la informació es comunica durant el procés de producció. En haver-hi una transmissió d’informació tan efectiva pots evitar les fallades i els retards que solen ocórrer per falta de comunicació. També, al no haver-hi sobreproducció s’evita el treball innecessari. El temps del que disposes és totalment productiu.
- Control de les fases del procés
En ser un mètode visual que té com a prioritat la comunicació, facilita la forma en la qual informació es transmet entre els membres de l’equip, fent-los més eficients i facilitant la seva labor. D’aquesta manera pot saber-se amb precisió el que ocorre en cada fase. Pot saber-se la situació de cada peça, material o producte, ja que tots estan degudament identificats, igual que els processos.
- Incentiva el treball en equip
Aquest és una de les característiques de Kanban que fan que els teus processos tinguin un veritable desenvolupament àgil. És així com obtens major productivitat en la producció de la teva mitja empresa. El treball en equip enforteix la solidaritat entre operaris i li dóna una participació activa a tot el personal.
- Flexibilitat de la producció
Aquest factor és un dels més importants perquè la teva mitja empresa es mantingui al capdavant dels competidors. Incloure aquest desenvolupament àgil en la teva estratègia et permetrà respondre ràpidament als canvis de demanda. Això es deu al fet que els processos realitzats eviten l’acumulació d’estocs, perquè no produeixes sobrants. Així, com no hi ha sobreproducció, la teva marca s’adapta més ràpid als canvis de demanda. Aconsegueixes una considerable reducció de sobrants i augmentes la simplificació operacional per produir solament el necessari en el temps necessari.
- Augment en l’eficàcia dels processos
Per a una mitja empresa, els processos que generin més guanys en les millors condicions, amb la més alta qualitat i en la mínima quantitat de temps són els més efectius. Implementar un mètode de desenvolupament àgil com Kanban et permetrà produir la quantitat de producte necessari dins del termini de temps necessari. D’aquesta forma podràs també prevenir la producció defectuosa, ja que aquestes peces són retirades del procés. Amb tot això garanteixes un millorament de la qualitat dels teus productes. Tindràs com aportis aspectes com l’ordre, la neteja i la minimització de desaprofitaments.
En definitiva, el mètode Kanban és especialment indicat per a aquelles organitzacions que requereixin de flexibilitat especialment en l’entrada de tasques, així com en el seguiment d’aquestes, la priorització, la supervisió de l’equip de treball i els informes de dedicació.
En futurs articles explicarem com podem començar a implantar Kanban a l’empresa.
