Antes de la inversión, organización

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En los tiempos en los que nos encontramos a muchos nos toca darle un giro a nuestra organización. El mercado en poco tiempo ha cambiado mucho y ahora tenemos que dar mucho más valor a nuestro producto o servicio. Lo siento, pero como ya sabéis ya no vale el “siempre lo hemos hecho así”, no nos queda más remedio que cambiar nuestra manera de hacer las cosas.

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La mejora de procesos: un pilar en la gestión de la empresa

La mejora de procesosCuando hacer las cosas bien no es suficiente, necesitamos convertir la mejora de procesos en un lema diario para todos los trabajadores de la empresa. Para ello necesitamos conocer técnicas que nos ayuden a realizar esta tarea de manera más sistemática para que, por un lado tengamos mejores resultados y, por otro, no nos dispersemos con las urgencias de un día a día caótico.  Seguir leyendo “La mejora de procesos: un pilar en la gestión de la empresa”

La estructura organizativa

EstandarizaciónLa estructura organizativa es una disposición intencional de roles, en la que cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible. La finalidad de una estructura organizativa es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación y la mejora de procesos. Seguir leyendo “La estructura organizativa”

Sin una gestión del cambio correcta, tu empresa peligra.

c5PvKbX0cinEuqvRzJWk5qyXIWfDJMxo4q8KuWg66y4El cambio, la innovación, la calidad, el conocimiento e incluso la creatividad no son conceptos  nuevos en el marco del desarrollo de cualquier organización. En el ámbito de la empresa, y además, en el de la sociedad, se han desarrollado un sinfín de modelos teóricos destinados a hacer frente a una situación cada vez más compleja y diversa, con el objetivo de mejorar, en definitiva, el funcionamiento de las organizaciones. Seguir leyendo “Sin una gestión del cambio correcta, tu empresa peligra.”

Deja de divagar y ponte a gestionar

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Este artículo va dedicado a aquellas personas que ocupan un cargo importante en sus Organizaciones y que su función se basa en la Gestión de las mismas: Gerentes, Responsables de Departamento, Jefes de Equipo, etc.
Simplemente os quiero lanzar una pregunta al vuelo: ¿Gestionáis realmente vuestras empresas? ¿O os dedicas a divagar?
Puede parecer una pregunta un tanto extraña pero es que el hecho de divagar es una actitud totalmente humana, es una manera de hacer las cosas sin ningún objetivo fijo. El problema es que se hacen cosas y cosas y las horas van pasando sin ningún sentido. Aunque sea una actitud muy común no quita que sea una actitud un tanto cobarde. Me voy a explicar, divagar representa no tomar decisiones sobre tus acciones o sobre tus objetivos y dejar que los factores externos marquen tu destino.
Divagar no quiere decir no hacer nada, pues hay personas que trabajan realmente muchísimo, pero no emplean su esfuerzo en aquellas tareas que son productivas. ¿Os suena este concepto? Nos sentimos muy cómodos divagando, ya que las circunstancias nos llevan y entre una cosa y otra no hemos de tomar ninguna decisión, tarea que normalmente se nos hace cuesta arriba.

¿Cómo sé si divago?
• Los correos y las llamadas dirigen todas mis acciones
• El cliente gestiona totalmente mi agenda
• No tengo una planificación de mis tareas. No están ordenadas por prioridades
• Las urgencias marcan el ritmo de mi trabajo
• Pienso únicamente en las tareas de hoy
Hay personas en la empresa cuya función es dar atención al cliente, actuar sobre urgencias o bien realizar trámites puramente administrativos, el Gerente nunca debe realizar estas tareas (aunque se sienta bien realizándolas) es una irresponsabilidad por su parte. Me explico:

El Gerente tiene que Gestionar. ¿Cómo sé si Gestiono?
• Soy analítico: Tomo las decisiones basándome en datos objetivos, en datos contrastados.
• No trabajo con hipótesis: No tomo decisiones “porque creo que no voy a conseguirlo” o bien “porque me parece que no lo podremos hacer”. Dejemos de hablar con hipótesis, pongamos luz a nuestras dudas y aclaremos las situaciones.
• Soy concreto: Comunico bien las acciones a tomar y velo para que todo el mundo concrete las acciones. Es decir, siempre tiene que quedar claro qué es lo que vamos  a hacer, quien lo tiene que hacer, cómo se tiene que hacer y cuando. Muchas veces los proyectos fracasan porque no se ha concretado y se ha dejado todo a expensas de la improvisación.
• Mis tareas tienen Valor: Como persona importante en la empresa no proporciono valor archivando los papeles, atendiendo las urgencias, perdiendo el tiempo en temas que no me corresponden porque simplemente ya hay un responsable que se encarga de ello. Las tareas que aportan valor a un gerente son aquellas que tienen una influencia directa en el resultado económico de la empresa. Todo aquello que vaya encaminado a aumentar los beneficios de la empresa tiene mucho valor.

Por ejemplo: La toma de decisiones en precios, negociar con proveedores, mejorar la productividad, conseguir nuevos contratos o clientes, etc.
• Planifico mis tareas: Decido las tareas que voy a hacer, están ordenadas por prioridades. Somos organizados, damos ejemplo al resto del equipo de cómo se debe planificar, cumplimos siempre los tiempos.
Si dedicamos todo nuestro tiempo en Gestionar, ¿la empresa irá mejor? ¿Nuestra satisfacción aumentará?
¡Dejar de Divagar y poneros a Gestionar!
www.pro-optim.com

Estandarización de Procesos – Organización

Estandarización

Explicación entorno
Empresa dedicada al servicio de nuevas aplicaciones tecnológicas
Empresa joven con menos de 10 años de antigüedad
10 trabajadores
Producto y servicio completamente a medida según las necesidades del cliente

Problemas detectados
No están definidas las funciones de las personas que forman parte de la empresa.
Se desconocen los costes de los productos dados y de los servicios prestados
No hay una planificación de las tareas, la improvisación se emplea con demasiada frecuencia.
Existe una persona que toma todas las decisiones, sean de la importancia que sean, debido a que los trabajadores no tienen autonomía.
Cada persona realiza las tareas según su criterio, no están estandarizados los procesos ni existe un manual operativo.
Existen incidencias cuando el producto/proyecto se da por acabado, en numerosas veces se tiene que rectificar produciendo elevados costes de no calidad.

Metodología
Organización de RRHH y sus funciones, se definen las funciones y las responsabilidades de todas las personas de la empresa.
Estandarización de los procesos, se realiza un mapa de procesos de la operativa diaria de la empresa y se relacionan estas tareas con las funciones de cada una de las personas. Se crea un manual operativo formado por los procedimientos de todas estas tareas, definiendo todo lo que sea necesario para trabajar con total autonomía y según la política que ha tomado dirección.
Implantación del manual operativo, una vez realizado el manual operativo se realizan auditorias de eficiencia, para ver que todo el mundo este realizando las tareas según como se indica en el manual. El manual operativo es una parte dinámica que se ha de ir cambiando según las decisiones que se toman.
Planificación y control de la producción, se diseña un sistema de planificación y control de las tareas. Así en todo momento se lleva un control de la realización del proyecto y de los costes imputados a este. Se realiza una implementación de un ERP propio para gestionar estas tareas.
Implantación 5S, se elimina todo aquello que no es necesario en la oficina, se implanta la metodología de las 5S, consiguiendo un entorno de trabajo más confortable y organizado.
Formación, se realiza un plan de formación continua para todas las personas involucradas en el proyecto. Formación sobre las 5S y la estandarización de procesos y normas de Gestión de la calidad (ISO 9001/2000).

Solución y resultados
Obtenemos un organigrama perfectamente definido, con todas las funciones y responsabilidad de todas las persona de la empresa.
El mapa de procesos nos da en todo momento una representación gráfica de nuestro negocio, viendo de una manera sencilla aquellos puntos que se deben mejorar o bien redefinir.
Todos los procesos están totalmente definidos, por tanto existe un manual donde todo el mundo puede consultar y este le dará una respuesta de cómo debe actuar.
El 100% de los proyectos se realizan a través de la herramienta de planificación y control, dirección sabe en todo momento las tareas que está realizando cada persona y los costes que le ha de imputar a cada proyecto/producto. Como resultado obtenemos una gran fiabilidad en los plazos de entrega.
La empresa trabaja con planificación y orden, reduciendo casi por completo el número de incidencias y de reclamaciones.

Proyecto de Mejora de la Organización de la Producción

Mejora Producción

Explicación entorno
Empresa fabricante de producto derivado del metal.
Empresa familiar con más de 50 años de antigüedad
20 trabajadores
Posicionada con un producto especifico y hecho a medida

Problemas detectados
No hay una persona que se encargue específicamente del Departamento de Operaciones (Compras, Planificación, Producción y Logística).
Se trabaja sin control de la Producción ni Planificación de ésta.
Como la gran mayoría de empresa industriales pequeñas no se conocen los costes de cada uno de los productos fabricados, no hay escandallos. Por tanto no se conoce los tiempos de ciclo de producción, ni la capacidad productiva real.
No hay una política de aprovisionamiento siguiendo un plan maestro.
Las compras se realizan sin medir el nivel de servicio. No existe una persona que gestione de forma clara y siguiendo una política un departamento tan importante como las Compras.

Metodología
Organización de RRHH y sus funciones, formación de una persona interna de la empresa para que gestione las compras y el aprovisionamiento según lo establecido en el proyecto. Se nombra una persona responsable de ejecutar y controlar el plan de fabricación, se forma durante la duración de todo el proyecto.
Evaluación del nivel de compra, y implantar un procedimiento de homologación de proveedores. Sistema de control del nivel de compra.
Métodos y tiempos – Cálculo de los costes productivos: Se realiza los escandallos de cada uno de los productos para ver los costes de fabricación y establecer los ritmos de trabajo.
Formación: A todas las personas involucradas en el proyecto se realiza una formación personalizada sobre métodos de aprovisionamiento, planificación y control de la producción.
Mejora continua: Desde el primer instante en la implantación del proyecto se establece un método para mejorar los puntos críticos y analizar las causas y dar soluciones definitivas. Se trabaja para que la empresa evolucione día a día en cualquier área que trata el proyecto.
Evaluación del valor añadido: En todo el proceso operativo se analiza las que aportan realmente valor añadido, se suprime todas aquellas operaciones que crean desperdicio.
Subcontratación de productos y procesos: Se buscan alternativas de subcontratación a todos aquellos procesos productivos que no aportan valor al producto. Para ello se busca un buen proveedor que se ajuste a las necesidades reales de la empresa tanto organizativa como económica. Y así, nos podemos centrar en aquellos procesos que verdaderamente aportan valor a nuestro producto.
El consultor realiza una implantación integral de todas estas tareas, siendo durante todo el periodo de implantación el responsable en funciones de las áreas de operaciones. Responsabilizándose en todo momento de los resultados obtenidos.

Solución y resultados
Hay un responsable del Departamento de Compras, que una de sus principales tareas es seguir el plan maestro y buscar el ahorro en la compra de materia prima. Se consigue una reducción del coste de compra de un 16%.
Existe un responsable, que se encarga de controlar en todo momento la producción y seguir el plan de trabajo a conciencia.
Surge un cambio cultural por parte de todos los empleados, enfocado a la planificación de las tareas, a la objetividad de resultados y a la calidad del procesos operativo.
Se conoce al 100% todos los costes productivos de los productos fabricados. Se entrega todos los escandallos de una forma dinámica para que se vayan actualizando.
Existe una implantación total de una planificación de la producción, donde la improvisación queda totalmente anulada por la fiabilidad. Consiguiendo un 98% de cumplimiento de plazos de entrega.
Se conoce el ritmo de trabajo, la capacidad productiva de la fábrica así como todos los puntos críticos.
Gracias a todos los datos recogidos, se implanta un sistema de soluciones técnicas y organizativas dentro del proceso productivo, consiguiendo una reducción del coste del producto entre un 18-21%.