Cómo implementar Kanban en la empresa. Fases y Reglas

En un post anterior hablábamos en este mismo blog de la herramienta kanban. Se daban unas nociones básicas de que es esta herramienta, que objetivos tiene y las ventajas de su implementación.

En el post de hoy vamos a describir cuales son los pasos que se han de seguir para implementar esta herramienta, así como cuales son las conocidas como reglas del kanban y que son necesarias para que esta herramienta se pueda implementar correctamente.

La herramienta kanban se suele implementar en 4 fases:

  • Fase 1: Diseño del sistema kanban que vamos a utilizar. Entrenar a todo el personal en los principios de Kanban y los beneficios de usarlo. de forma que se genere la concienciación de la necesidad de usarlo. La formación de estos operarios debe de ser continua. Se van a necesitar operarios polivalentes, identificados con el trabajo en equipo y con las mejoras a implantar en la empresa. Hay que tener en cuenta que el personal va a trabajar con una presión mayor porque vamos a tener unos inventarios menores y unos tiempos de producción mas ajustados.
  • Fase 2: La herramienta kanban se suele implementar en aquellas líneas de producción que tienen mas actividad y por tanto son aquellas en las que hay más probabilidades que encontremos problemas. También podemos considerar establecerla en aquellas líneas de producción que consideramos estratégicas y en las que un error es crítico. Implementar kanban siguiendo estas pautas será más fácil resaltar los posibles problemas escondidos.
  • Fase 3: Una vez subsanados los problemas en nuestras principales líneas de producción, se implementa la herramienta kanban en el resto de líneas de producción. Es muy importante, en estas fases tener en cuenta las opiniones de los operarios porque son ellos los que mejor conocen como está funcionando el sistema.
  • Fase 4: Esta es la fase para la revisión del sistema Kanban en cada una de las líneas de producción de manera continua para ir aprendiendo y mejorando. Se debe de revisar que no se están realizando trabajos fuera de la secuencia marcada, los tiempos entre un proceso y otro así como los niveles de inventario.

Factory production

Para implementar la herramienta kanban de una manera correcta se deben de seguir unas reglas que describimos a continuación.

  • Regla 1No se deben enviar productos defectuosos a los procesos siguientes. La producción de productos defectuosos implica costos tales como la inversión en materiales, equipo y mano de obra que no va a poder ser vendida. Este es el mayor desperdicio de todos. Si se encuentra un defecto, se deben tomar medidas antes que todo, para prevenir que éste no vuelva a ocurrir.
  • Regla 2Los procesos siguientes solo requerirán “lo necesario” del proceso anterior. El proceso siguiente le pide al proceso anterior solo el material que va a necesitar en su cantidad justa y en el momento que lo va a necesitar. Es importante resaltar esto último, no se trata de suministrar, sino de pedir. Las decisiones de pedir las toman los procesos siguientes y se requerirá el material con el uso de las tarjetas kanban.
  • Regla 3Solo se debe de producir la cantidad que requiere el proceso siguiente. Vamos a restringir la producción a lo solicitado y lo vamos a fabricar cuando nos llegue la solicitud. Con esto estamos minimizando los inventarios. La solicitud siempre nos llegará en forma de tarjeta (Tarjeta Kanban).
  • Regla 4Es necesario optimizar la producción, hacer un buen balanceo de la misma. De manera en que podemos producir sólamente la cantidad necesaria requerida por el procesos subsecuentes, se hace necesario para todos los procesos mantener el equipo y a los trabajadores de tal manera que pueda producir materiales en el momento necesario y en la cantidad necesaria.
  • Regla 5: Se debe tener en cuenta que la herramienta kanban sirve para evitar especulaciones. De manera que para los trabajadores, kanban, se convierte en su fuente de información para el aprovisionamiento, la producción y transporte ya que dependerán de kanban para llevar a cabo su trabajo, el equilibrio de lineas del sistema de producción adquiere gran importancia. No se vale especular sobre si el proceso subsiguiente va a necesitar más material la próxima vez, tampoco el proceso subsiguiente puede preguntarle al proceso anterior si podría empezar el siguiente lote un poco más temprano, ninguno de los dos puede mandar información al otro, sólamente la que esta contenida en  kanban.
  • Regla 6El trabajo debe estar estandarizado y racionalizado. Cuando no tenemos el trabajo estandarizado, tenemos piezas defectuosas, que, como hemos comentado antes, no podemos vender.

Por tanto, y según lo expuesto para implementar Kanban, se deben dar las siguientes condiciones. Para facilitar la implantación y el éxito de Kanban recomendamos que el sistema de producción tenga las siguientes condiciones:

  • Demanda regular del cliente: Si la demanda de su cliente es muy irregular y difícil de predecir, puede ser difícil mantener las existencias Kanban en el estilo de supermercado tradicional.
  • Baja variación de producto: Si la empresa hace muchos productos diferentes entonces, no querrá mantener existencias de todos ellos, ya que esto podría aumentar fácilmente el inventario en curso.
  • Flujo de materiales definido: Si el flujo de materiales, desde que entra la materia prima, hasta que tenemos el producto terminado, no está claro y bien definido, es muy difícil de controlar mediante kanban.
  • Procesos repetibles y máquinas fiables: Si las máquinas son propensas a averías y los procesos no son repetibles entonces será difícil controlar cualquier forma de sistema de producción y mucho menos kanban.
  • Proveedores fiables: Se necesita asegurar que los proveedores son capaces de dar soporte a los procesos que se van a implementar, y que éstos no van a fallar con las entregas de material.
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