Cómo definir la estructura de mi empresa

07Una correcta definición de la estructura de mi empresa busca ordenar, agrupar y estandarizar las actividades y recursos del negocio, con el propósito de alcanzar objetivos y resultados definidos.

La planificación de la estructura de la empresa debe tener por objetivo identificar las funciones que desempeñan los empleados, agrupar las acciones y distribuirlas, proporcionar a todos los empleados (independientemente del nivel) información, recursos, indicadores de desempeño y la motivación necesarios para la realización del trabajo con calidad.

Adoptar una estructura de empresa adecuada facilita la identificación de las tareas necesarias: la división de las actividades y responsabilidades de cada miembro; el intercambio de información, recursos y comentarios de los empleados, al igual que su motivación y la implementación de indicadores de desempeño adecuados para los objetivos de la empresa. Una buena toma de decisión en este aspecto será clave en el momento de dimensionar nuestro negocio, y atajará los posibles problemas de capacidad y productividad que una sobre o mini dimensión.

¿Que pasos debemos seguir para una correcta definición de la estructura de mi empresa?

Será importante realizar las siguientes tareas:

  • Definir un organigrama

Al planificar la comunicación interna y el flujo de trabajo, estructurar un organigrama es fundamental para agilizar los procesos. Pero ¿cómo funciona y cómo puedes implementarlo en tu empresa?

El organigrama tiene como objetivo presentar, de forma clara, objetiva y directa, la estructura jerárquica de la empresa. Desde el presidente, pasando por los directores, gerentes y empleados, todos los cargos y funciones están ahí. Ayuda a la comunicación interna, pero también contribuye a agilizar procesos y reducir barreras entre la empresa y agentes externos, como proveedores y socios.

La estructura organizacional de una empresa depende de su naturaleza y dimensión. Y para esta planificación, es esencial desarrollar organigramas que promuevan la interacción y comunicación de las áreas clave de nuestro negocio.

Se merece un articulo a parte la definición de un organigrama, pero cada función es independiente de la persona que la ocupa, es decir una misma persona puede ocupar diferentes puestos de un organigrama, esta situación es muy común en las PYMEs.

  • Definición clara de funciones.

Toda empresa tiene que tener un manual de funciones, sobre todo aquellas que son de grandes dimensiones, ya que así se lleva un control sobre las funciones que tiene el personal que conforma la compañía. Es un instrumento eficaz de ayuda para el desarrollo de la estrategia de una empresa, ya que determina y delimita los campos de actuación de cada área de trabajo, así como de cada puesto de trabajo.

Este manual engloba el diseño y descripción de los diferentes puestos de trabajo estableciendo normas de coordinación entre ellos. Es un documento que especifica requisitos para el cargo, interacción con otros procesos, responsabilidades y funciones.

Es una herramienta básica para que cada empleado conozca lo que espera cada empresa del puesto que ocupa.

  • Establecer un mapa de procesos.

La elaboración de un mapa de procesos es una faceta de la gestión de una organización sumamente importante. Se debe hacer un ejercicio de abstracción complejo, para definir de manera clara las interacciones que tiene cada puesto de trabajo con los diferentes departamentos, áreas, actores externos, etc…

Con el mapa de procesos podremos ver de una manera visual las relaciones todos los “actores” que participan en la operativa diaria de cada puesto de trabajo. Esto nos ayudará y será el puntal para organizar y estandarizar las funciones de cada puesto de trabajo. Será la bisagra para pasar de las Funciones a los Procedimientos.

  • Elaborar un manual operativo.

Un Manual de Operaciones es una de las herramientas básicas que todo negocio debe de tener por más grande o pequeño que sea.

Básicamente el objetivo del manual de operaciones es el establecer como se deben hacer las cosas en su negocio. Por ejemplo a que hora se abre el negocio, quien debe de abrir la tienda, a qué hora se cierra, qué hacer ante el reclamo de un cliente, como se debe de hacer el proceso de venta y muchas cosas más propias de cada negocio.

El tener un manual de operaciones permitirá que todos sepan que hacer en el día a día y sobre todo cómo hacerlo para beneficio final del negocio y de los clientes permitiendo así una mayor eficiencia en las operaciones diarias.

El Manual Operativo o de Procedimientos debe recopilar todo el “know how” de nuestro negocio.