Las 5S. Implantación de la primera: SEIRI / Organización

07El primer paso en la implantación del Seiri o Organización consiste en la identificación de los elementos innecesarios en el lugar seleccionado para implantar las 5S. En este paso se pueden emplear las siguientes ayudas:

Lista de Elementos Innecesarios:

La lista de elementos innecesarios se debe diseñar y enseñar durante la fase de preparación. Esta lista permite registrar el elemento innecesario, su ubicación, cantidad encontrada, posible causa y acción sugerida para su eliminación. Esta lista es cumplimentada por el operario, encargado o supervisor durante el tiempo en que se ha decidido realizar la campaña Seiri.

Tarjetas de Color:

Este tipo de tarjetas permiten marcar o “denunciar” que en el sitio de trabajo existe algo innecesario y que se debe tomar una acción correctiva. En algunas empresas utilizan colores verde para indicar que existe un problema de contaminación, azul si está relacionado el elemento con materiales de producción, roja si se trata de elementos que no pertenecen al trabajo como envases de comida, desechos de materiales de seguridad como guantes rotos, papeles innecesarios, etc. En Japón se utiliza frecuentemente la tarjeta roja para mostrar o destacar el problema identificado.

Las preguntas habituales que se deben hacer para identificar si existe un elemento innecesario son las siguientes:

  • ¿Es necesario este elemento?
  • ¿Si es necesario, es necesario en esta cantidad?
  • ¿Si es necesario, tiene que estar localizado aquí?
  • ¿Cuanto tiempo hace que no se utiliza?

En la reunión de equipo se toman las decisiones para cada elemento identificado. Algunas acciones son simples, como guardar en un sitio, eliminar si es de bajo coste y no es útil o moverlo a un almacén. Otras decisiones más complejas y en las que interviene la dirección deben consultarse y exigen una espera y por o tanto, el material o equipo debe quedar en su sitio, mientras se toma la decisión final, por ejemplo, eliminar una máquina que no se utiliza actualmente. Nuestra recomendación es intentar tirar siempre el máximo de cosas, ya que nos ayudará a tomar decisiones y sobretodo a trabajar en un espacio más amplio.

Características de las Tarjetas:

Las tarjetas utilizadas pueden ser de diferentes tipos:

  • Una ficha con un número consecutivo. Esta ficha puede tener un hilo que facilite su ubicación sobre el elemento innecesario. Estas fichas son reutilizables, ya que simplemente indican la presencia de un problema y en un formato se puede saber para el número correspondiente, la novedad o el problema.
  • Tarjetas de colores intensos. Estas tarjetas se fabrican en papel de color fosforescente para facilitar su identificación a distancia. El color intenso sirve ayuda como mecanismos de control visual para informar que sigue presente el problema “denunciado”. Estas tarjetas contienen la siguiente información:
    • Nombre del elemento innecesario.
    • Cantidad.
    • Por qué creemos que es innecesario.
    • Área de procedencia del elemento innecesario.
    • Posibles causas de su permanencia en el sitio.
    • Plan de acción sugerido para su eliminación.

Plan de Acción de los elementos innecesarios:

Durante la jornada o día de campaña se logró eliminar una gran cantidad de elementos innecesarios. Sin embargo, quedaron varias herramientas, materiales, equipos, etc. que no se pudieron retirar por problemas técnicos o por no tener una decisión clara sobre que hacer con ellos.

Para estos materiales se debe preparar un plan para eliminarlos gradualmente. El plan debe contener los siguientes puntos:

  • Mantener el elemento en igual sitio.
  • Mover el elemento a una nueva ubicación dentro de la planta.
  • Almacenar el elemento fuera del área de trabajo.
  • Eliminar el elemento.

El plan debe indicar los métodos para eliminar los elementos: desecharlo, venderlo, devolverlo al proveedor, destruirlo o utilizarlo, etc.

Control e informe final:

Es necesario preparar un informe donde se registre y se informe el avance de las acciones planificadas, como las que se han implantado y los beneficios aportados. El jefe del área debe preparar este documento y publicarlo en el tablón informativo sobre el avance del proceso 5S.

La mejor manera de documentar la implantación de la primera fase del Seiri (Innecesarios) es realizar las fotos del ANTES y DESPUÉS, así todo el mundo podrá ver la evolución de sacar los innecesarios de la zona. Ganaremos en espacio, en agilidad y sobretodo empezaremos a obtener opiniones de todos los miembros del equipos sobre con qué elementos quieren trabajar en su puesto de trabajo.