Cuando se habla de Mejora de Procesos puede parecer que hablemos de algo de poca importancia. ¿Pero es poco importante mejorar la organización interna de vuestras empresas? Cuando me preguntan: ¿A qué te refieres? Les suelo contestar: Mejorar las pequeñas tareas del día a día supone realizar mejoras en el funcionamiento global de tu empresa, en definitiva: Mejorar la Organización Interna.
Una vez introducido el concepto de Mejora de Procesos, quiero resaltar la influencia que tiene sobre las personas el hecho de modificar las tareas de su día a día. No olvidemos que el ser humano es un animal de hábitos, se acostumbra muy rápido al entorno, a las tareas, y sobretodo, al volumen de trabajo (sea este mucho o poco) quizá sea por lo que le supone un enorme esfuerzo cambiar sus tareas rutinarias al menos en el primer momento.
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En el instante en que se analiza el funcionamiento interno de un departamento con el objetivo de mejorar su productividad, ya se pueden detectar mejoras puntuales. En numerosas ocasiones me he encontrado que un departamento está dirigido (o gestionado) por una persona que lleva unos cuantos años en la empresa. Ha organizado las tareas con la mejor intención, pero lo ha hecho de una manera poco productiva. Debido a su antigüedad en la empresa se ha acostumbrado a trabajar de esta forma y lo que es aún peor, cree que es la mejor manera de funcionar y no hay otra. ¿Os suena de algo? Tengo otra mala noticia, el equipo de ese departamento también considera que es la mejor manera de funcionar.
Realmente esta situación crea un entorno complicado en el momento de exponer los nuevos cambios en el funcionamiento. Ya que los usuarios no creen en ellos ni los consideran necesarios, aunque objetivamente los cambios sean mucho mejor para el rendimiento global de la empresa. Probablemente para la persona que lleva el departamento y para todo su equipo están delante de una situación “traumática”. Estamos cambiando su día a día. Y nosotros tenemos el objetivo de eliminar esas tareas que no aportan valor a la empresa, pero que el equipo se ha acostumbrado a hacerlas rutinariamente. Si no lo hacemos de manera adecuada probablemente el equipo no colabore con nosotros y no logremos estos objetivos.
Antes de empezar hemos de tener en cuenta los siguientes pasos para así asegurarnos el éxito en este proceso tan delicado:
1. Cohesionar al equipo: Involucrar a todo el personal que realiza la tarea y que tiene distintos puntos de vista. Ellos son los usuarios y los expertos, nos ayudarán a mejorar los procesos si realmente entienden el objetivo de estos cambios: Mejorar su productividad y el confort en el trabajo.
2. Centrarnos en la persona, no en la tarea: Al principio de este proceso, cuando se empiezan a cambiar las tareas, no sólo nos tenemos que centrar en la tarea en sí, sino en lo que suponen estos cambios para la persona que tenemos delante. Según su carácter o su manera de ser, le influenciarán los cambios de una u otra manera. Debemos plantearnos qué podemos hacer para ayudarles a cambiar su rutina. Crear vínculos personales nos ayudarán a mejorar la motivación personal del equipo.
3. Visualizar el éxito: Para motivar al equipo es importante hacerles visualizar el éxito una vez hayamos mejorado los procesos. Hay que buscar fórmulas para que vean que lo que están haciendo supondrá un beneficio para ellos tanto a nivel profesional como personal.
4. Cambios poco drásticos: Inicialmente los cambios deben ser incrementales, nunca radicales (Mejora Continua o KAIZEN). Pero siempre con un objetivo común para que estas mejoras tengan por bandera su finalidad. Por ejemplo, si lo que se quiere es automatizar el departamento administrativo, no vamos a crear formularios manuales, ya que el cambio, por pequeño que sea, va en contra del objetivo global.
5. Nunca rendirnos: Nunca hemos de darnos por vencidos. Si queremos cambiar un proceso porque no es óptimo y no lo conseguimos debido a la poca involucración del equipo, hemos de seguir buscando fórmulas para motivar al personal ya que nuestro objetivo es global y depende de la suma de las pequeñas tareas que realiza una sola persona.
Con todas estas herramientas podemos lanzarnos a cambiar los procesos internos, teniendo siempre claros los objetivos, su comunicación, la importancia de involucrar al equipo y de hacer mejoras incrementales. Pero sobretodo, lo que nos ayudará a mejorar nuestros procesos internos será el tener en cuenta el factor humano y contagiar la ilusión al equipo para llegar a ser más productivos.
